Старший специалист по документообороту Департамента дипломных программ

Обязанности:

• Заведение и согласование нового контрагента в систему;
• Если контрагент уже существует, проверка актуальности приложенных документов;
• Отслеживание постоянно меняющихся форм документов, отправка необходимого драфта документа менеджерам;
• Сбор полного пакета документов для старта согласования (перевод документов на рус. с англ./англ.-рус. при необходимости);
• Согласование документов в системе 1С. Документооборот (загрузка документа в систему, отслеживание списка согласующих, внесение комментариев, при необходимости, получение согласования о подписании документа, постановка подписи, отправка ответственному менеджеру);
• Создание РО на оплату (корректное отражение финансовой аналитики, отслеживание списка согласующих, внесение комментариев и перенос лимитов при необходимости);
• Коммуникация с финансовым отделом для приоритизации оплат;
• Создание заявок на командировочные расходы;
• Согласование с финансовым директором возможности выдачи подотчетных средств и заведение данного расхода;
• Закрытие командировок;
• Отражение расходов ППС в Seetable;
• Согласование исходящих писем (благодарственные письма, запросы на визиты, встречи и прочее);
• Оформление доставок или закрывающих документов партнерам;
• Подготовка гарантийных писем;
• Заказ справок для посольства.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы с документами/на аналогичной должности от 1 года;
• Уровень владения английским языком - не ниже Intermediate, опыт перевода документации будет преимуществом;
• Опыт работы в системах 1С;
• MS: Word/ Power Point/ Excel– уверенный пользователь;
• Умение работать с большим объемом данных;
• Стрессоустойчивость,
• Ответственность;
• Способности к построению эффективных, доверительных отношений с клиентами и коллегами, а также решению проблемных ситуаций;
• Умение эффективно работать в команде.

Условия:

• Участие в создании уникальной образовательной среды;
• Работа в команде профессионалов;
• Доступ на мероприятия и к библиотеке бизнес-школы;
• Корпоративные льготы: добровольное медицинское страхование, скидки в кафе, ресторанах, фитнес-клубе и спа-центре на территории кампуса;
• Гибридный формат работы: посещение офиса 2-3 раза в неделю;
• Работа в гармонии с природой: зеленая территория кампуса с велосипедными дорожками и местами для отдыха;
• Уникальный кампус, расположен на 1-ом км Сколковского шоссе, Одинцовский район, Московская область.