Специалист по документообороту

В службу редакторского контроля МИЦ "Известия" требуется Специалист по документообороту:

Обязанности:

• осуществление подготовки, сопровождения договорной документации с новыми контрагентами, в случае необходимости — своевременное переоформление договоров, дополнительных соглашений с существующими контрагентами в системе электронного документооборота, контроль прохождения документов в системе;

• подготовка и сопровождение отчетной и закрывающей документации по текущим договорам, проведение их в системе электронного документооборота;

• осуществлять контроль за текущим состоянием документооборота службы, координировать прохождение документов в системе электронного документооборота и на бумажных носителях, принимать меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

• ведение переговоров и деловой переписки по вверенным контрактам, прием и отправка корреспонденции контрагентам;

• оформление электронных заявок для обеспечения деятельности службы (пропуска, вызов курьера и т.п.);

• консультирование руководства, коллег, заказчиков по запросу;

• ведение базы данных в формате (Excel, Google);

• составление отчетности для заказчиков о проделанной работе;

• составление аналитических справок, отчетов, презентаций по запросу руководства.

Требования:

• Высшее образование;
• опыт самостоятельной подготовки проектов договоров, дополнительных соглашений, актов, отчетов по согласованным условиям, заданным параметрам, согласования условий с контрагентами и внутренними службами организации;
• опыт ведения договорной документации, подготовки и сопровождения закрывающей и отчетной документации по нескольким контрагентам параллельно в системе электронного документооборота;
• умение работать с базами данных, оперативно искать информацию в открытых источниках, ведение и обновление базы данных, умение работать с таблицами (Excel, Google);
• навык оперативной работы при ненормированном графике, способность устанавливать приоритеты и соблюдать сроки;
• соблюдение требований по работе с коммерческой, служебной и корпоративной информацией ограниченного доступа;
• высокий уровень коммуникабельности, способность работать самостоятельно и в команде;
• знание правил деловой переписки, грамотность и внимание к деталям;
• ответственность, умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков.

Условия:

• график 5/2 (офис);
• уровень дохода обсуждается по итогам собеседования с успешным кандидатом;
• ДМС (после испытательного срока);
• комфортный офис ст. м. Серпуховская/ м. Павелецкая.