Офис-менеджер (дизайн-студия интерьеров)

Мы молодая активно развивающаяся дизайн студия. Основное направление - работа с общественными интерьерами (HoReCa). На сегодняшний день ищем в команду ответственно человека, который возьмёт на себя функцию офис-менеджмента и, в перспективе и при желании, задачи по части SMM. Наши проекты отличаются высоким качеством и вниманием к деталям . Мы ищем внимательного, организованного и проактивного офис - менеджера, который возьмет на себя административные задачи, но при этом открыт к новым возможностям и готов развиваться вместе с нами.

Основные обязанности:

Документооборот и административные задачи:

• Подготовка, отправка и прием документов (акты, счета);
• Прием звонков на корпоративный телефон и корреспонденции, поступающей на офисный электронный почтовый ящик или в печатном варианте;
• Ведение делопроизводства и профессиональной учетно-отчетной документации;
• Встреча курьеров, подписание актов для курьеров, передача документов бухгалтеру;
• Контроль порядка в (первичной) документации.
• Координация работы курьеров и отправка документации;
• Подготовка презентаций;

Поддержание офиса:

• Контроль наличия воды, еды, канцелярии и других расходных материалов.
• Поиск и контроль работы клинингового персонала.
• Координация ремонта или дообустройства офиса.

• Поиск и координация работы клининга;

Уход за растениями:

• Полив, пересадка, удобрение и поддержание в хорошем состоянии наших офисных растений.

Иные задачи:

• Совместный с HR-менеджером отбор кандидатов на должности специалистов с учетом требований должностных инструкций;

• Организация командировок;

• Организация праздников, подарков на дни рождения и т.д.;

• Покупка подарков для заказчиков и организация их доставки;

• Формирование бюджета расходов на обновление офисной техники и закупку расходных материалов.;

• Контроль за переездом (в случае необходимости), заказ мебели

Наш идеальный кандидат:

• Опыт работы в административных должностях от 1 года.
• Умение организовать документооборот, взаимодействовать с курьерами и поставщиками.
• Ответственность и многозадачность.
• Коммуникабельность и готовность решать повседневные задачи в дружной команде.
• Готовность ухаживать за офисными растениями.
• Внимание к деталям — для нас это ключевой показатель, поэтому просим упомянуть слово «тюльпан» в сопроводительном письме;
• Навыки работы с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint и Google аналогами), умение работать с CRM системой;
• Желание развиваться в смежных областях ( маркетинг, дизайн, управление проектами).

Что мы вам предлагаем:

• Дружный и веселый коллектив.

• Гибкий график работы: неполный рабочий день, что позволит вам совмещать работу с другими делами (порядка 4 часов в день, с возможностью перераспределения часов в течении недели).

• Работа в креативной атмосфере: вы будете частью небольшой, дружной и талантливой команды.

• Возможности для развития: со временем возможны дополнительные задачи и проекты, которые позволят вам развиваться.

• Комфортное рабочее место: просторный офис в удобном районе Москвы (в шаговой доступности от метро).

• Конкурентоспособная зарплата: 30 000 - 40 000 рублей в месяц, в зависимости от опыта и навыков (заработная плата указана из расчета неполного рабочего дня).

Возможности увеличения обязанностей и роста:

1. СММ и маркетинг:
   Сейчас: Вы можете стать участником наших SMM-активностей, помогая снимать контент, собирать тексты для соцсетей, а также участвовать в выездах с дизайнерами и руководителями на объекты.
   В будущем: Если вас интересует развитие в сфере маркетинга, вы сможете развиваться до SMM-менеджера или маркетолога студии, работая над контентом и продвижением нашей компании.
2. Дизайн и проектирование:
   Сейчас: Если вас привлекает дизайн, вы можете ближе познакомиться с работой студии, помогая на проектах: выполнение чертежных работ, составление коллажей и мудбордов.
   В будущем: Со временем у вас есть возможность дорасти до проектировщика или дизайнера интерьеров.
3. Менеджмент и управление проектами:
   Сейчас: Если вам интересна административная работа - создание графиков работы над проектам под руководством руководителя, контроль сроков, контроль выполнения задач.
   В будущем: Вы можете развиваться в менеджера проекта, курируя выполнение задач по срокам, взаимодействуя с заказчиками, строителями и командой.
4. Комплектация проектов
   Сейчас: Помогать менеджеру-комплектатору собирать тендерные таблицы и подбирать предметы мебели по заданию.
   В будущем: Вы можете развиваться в сторону менеджера по комплектации, заниматься подбором материалов, мебели и оборудования для дизайн-проектов, составлять сметы, взаимодействовать с подрядчиками и участвовать в профильных выставках.

Требования:

• Умение работать в команде;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Инициативность, ответственность, внимательность к деталям, индивидуальный подход к задачам;
• Пунктуальность, высокий уровень исполнительности;
• Знание основ делопроизводства;
• Умение вести деловую переписку;
• Умение работать с конфиденциальной информацией;
• Умение работать с CRM системой приветствуется;
• Уверенный пользователь ПК;
• Навыки работы с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint и Google аналогами), умение работать с CRM системой;
• Желание развиваться в смежных областях ( маркетинг, дизайн, управление проектами);
• Знание английского языка будет преимуществом.

Процесс отбора:

1. Детальное изучение резюме сотрудником компании.
2. Уточняющие вопросы.
   Мы можем отправить вам несколько уточняющих вопросов по вашему опыту и компетенциям.
3. Zoom-встреча с руководителями.
   Для более детального обсуждения мы пригласим вас на видеовстречу.
4. Личная встреча в офисе.
   Финальный этап — личная встреча с руководителями в офисе для знакомства и обсуждения условий работы.

   В среднем общий срок отбора кандидата оцениваем в 2-3 недели (с момента отклика до момента выхода на работу).

   Если вы не указали какую-то информацию в резюме, просьба добавить информацию в сопроводительном письме.