Заведующий канцелярией

Дата размещения вакансии: 31.10.2024
Работодатель: ГБУЗ ИКБ №1 ДЗМ
Уровень зарплаты:
з/п не указана
Город:
Москва
Волоколамское шоссе 63
Требуемый опыт работы:
От 3 до 6 лет

Обязанности:

  • Работать в системах электронного документооборота СЭД ЭДО;
  • Вести график рабочих встреч и совещаний руководителя;
  • Подготавливать документы и материалы, необходимые для его работы;
  • Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
  • Организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до сведения ее содержание;
  • Организовать работу отдела канцелярии;
  • Контролировать ведение электронной базы учетно-отчетной документации, составление картотек;
  • Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства в и организовать их внедрение;
  • Принимать меры по обеспечению руководителя и работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
  • Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
  • Контролировать прием и первичную обработку входящих документов;
  • Контролирует рассылку документов по подразделениям и отправку исходящих документов;
  • Осуществлять контроль исполнения документов в организации;
  • Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • Отвечать за сохранность печатей в подразделении;
  • Осуществлять определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
  • Принимать документы и личные заявления на подпись Руководителя;
  • По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
  • Осуществлять контроль за исполнением сотрудников изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
  • Контроль курьерской службы (своевременная отправка корреспонденции);
  • Выполнять иные распоряжения руководителя, обеспечивающие своевременное выполнение поставленных задач высшим руководством.

Требования:

  • Высшее образование (желательно: документоведение, архивоведение, юриспруденция, экономика);
  • Опыт работы от 2-х лет на должности руководителя отдела документооборота, заведующий канцелярией, секретаря руководителя;
  • Уверенный пользователь ПК (Word, Excel), ЭДО.

Условия:

  • Пятидневная рабочая неделя с 07.30 до 17.00;
  • Полностью официальная заработная плата, оформление согласно ТК РФ;
  • Рабочее место: г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 63
  • Возможность работы в крупнейшей инфекционной клинической больнице в стране.