Заведующий канцелярией

Обязанности:

• Работать в системах электронного документооборота СЭД ЭДО;
• Вести график рабочих встреч и совещаний руководителя;
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для его работы;
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
• Организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до сведения ее содержание;
• Организовать работу отдела канцелярии;
• Контролировать ведение электронной базы учетно-отчетной документации, составление картотек;
• Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства в и организовать их внедрение;
• Принимать меры по обеспечению руководителя и работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
• Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
• Контролировать прием и первичную обработку входящих документов;
• Контролирует рассылку документов по подразделениям и отправку исходящих документов;
• Осуществлять контроль исполнения документов в организации;
• Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• Отвечать за сохранность печатей в подразделении;
• Осуществлять определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
• Принимать документы и личные заявления на подпись Руководителя;
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• Осуществлять контроль за исполнением сотрудников изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
• Контроль курьерской службы (своевременная отправка корреспонденции);
• Выполнять иные распоряжения руководителя, обеспечивающие своевременное выполнение поставленных задач высшим руководством.

Требования:

• Высшее образование (желательно: документоведение, архивоведение, юриспруденция, экономика);
• Опыт работы от 2-х лет на должности руководителя отдела документооборота, заведующий канцелярией, секретаря руководителя;

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel), ЭДО.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 07.30 до 17.00;
• Полностью официальная заработная плата, оформление согласно ТК РФ;
• Рабочее место: г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 63
• Возможность работы в крупнейшей инфекционной клинической больнице в стране.