Центральный административный округ, Пресненский район, Московский международный деловой центр Москва-Сити
Обязанности:
- Ведение документооборота входящей и исходящей корреспонденции
- Прием звонков/распределение звонков (стационарный телефон, рабочий мобильный телефон)
- Взаимодействие с агентством тревел-обеспечения
- Оформление договоров с поставщиками услуг
- Снабжение авиа-билетами, ваучерами гостиниц все отделы компании, внештатных специалистов. Согласование с ними деталей поездки, их предпочтений в плане гостиницы, времени перелета, трансфера от аэропорта и т.д. Регистрация на рейс по просьбе коллег.
- Заказ курьера для плановых и срочных отправок
- Отправка корреспонденции еженедельно по почте России (ценной, заказной, с описью вложений и т.д.). Взаимодействие с двумя отделениями почты.
- Взаимодействие с УК Сити и арендодателями
- Взаимодействие с контрагентами, ведение деловой переписки
- Заказ пропусков в офис в гостевую зону и зону разгрузки (всегда нужно быть на связи с мобильного)
- Встреча групп гостей от 10 человек на первом этаже БЦ, сопровождение до офиса
- Чай/кофе гостям. Чай директору
- Организация деловых поездок иностранных партнеров в Москву
- Выполнение поручений руководства
- Работа с отделом инсталляторов:
-Определение оптимальных маршрутов и расчет стоимости командировок врачей-консультантов
-Выстраивание графика каждого человека на неделю (9 чел в штате и 2 внештатных) xls, корректировка этого графика во время рабочей недели и корректировка всех документов и билетов
-Оформление авиа, ж/д билетов, гостиницы -
-Договоренность с конечным пользователем о дне монтажа прибора
-Снабжение инсталлятора документацией к каждой командировке (командировочное с синей печатью (КонсультантПлюс), билеты и ваучеры, отчеты о командировке, бланки авансовых отчетов) - Ведение баз:
-Ведение табеля командировочных дней врачей-консультантов в таблице, учет командировочных дней (xls)
-Ведение базы заявок на монтаж оборудования по России (внесение в таблицу информации из заявки)
-Ведение баз актов ввода в эксплуатацию в xls, 1C
-Ведение сервисного регистра (учет в таблице информации из полученных актов ввода в эксплуатацию) (xls,1C) -
-Ведение реестра командируемых сотрудников (word)
Требования:
- Знание английского языка не ниже Intermediate
- Образование – высшее
- Опыт работы от 1 года до 3 лет
Условия:
Испытательный срок – 2 месяца
Рабочий день – с 09 до 18.00, обеденный перерыв – 1 час
Мобильная связь – корпоративная
