Помощник/ассистент руководителя

В связи с активным ростом компании, Генеральному Директору тpебуетcя "личный помощник" (ассистент)

На должность «личный помощник руководителя» могут претендовать люди, имеющие опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером.

Набоp на вaкaнcию открыт дo 20.12 включительно!

O кoмпaнии:

Оптовые поставки мебельных комплектующих для предприятий мебельной промышленности, расположенных на территории Российской Федерации и стран Содружества Независимых Государств.

Задача ассистента:

• Сделать работу высшего руководства более эффективной, сэкономив много рабочих часов. Он берет на себя большую часть рутины, чтобы директор мог заниматься глобальными вопросами: управлением предприятием, укреплением внешних связей, стратегическим планированием.
• Является "правой рукой" владельца предприятия. Выполняет поручения только своего руководителя, играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.

Функциональные обязанности:

• Принимать, проверять и систематизировать письма и документы, поступающие на имя директора, докладывать об исполнении распоряжений руководства; готовить ответы респондентам, доводить приказы до конкретных исполнителей, отделов и подразделений, запрашивать информацию;
• Осуществлять контроль за исполнением распоряжений в указанные сроки;
• Принимать заявления сотрудников и другие документы, с которыми необходимо ознакомить руководство;
• Проверять и подготавливать документы, касающиеся проектов, требующих согласования руководителя;
• Готовить документацию к совещаниям и заседаниям, проводимым директором (собирать материалы и данные, вести протокол, оповещать и регистрировать участников, озвучивать повестку собрания); координировать посещение сотрудниками кабинета директора
• Обеспечивать сохранность документов и своевременно отправлять то, что необходимо, на хранение в архив; следить за соблюдением рабочего графика руководителя: напоминать о совещаниях, рабочих встречах или поездках, отправлять на подпись документы, готовить билеты, вызывать машину;
• Заботиться о комфортных условиях для работы: уделять внимание психологическому комфорту директора: составлять график встреч с учетом его пожеланий, напоминать по его просьбе о важных событиях, предоставлять информацию в удобной форме.

Права и ответственность:

• Получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей; обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции;
• Запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом; при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии.
• В случае ненадлежащего исполнения или отказа исполнять обязанности на помощника руководителя может быть наложено взыскание, как того требует трудовое законодательство РФ и в соответствии с положениями трудового договора.

Требования к опыту и образованию:

• Высшее образование, желательно в области администрирования.
• Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе.
• Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе.

Профессиональные знания:

• Об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия; об основах административной деятельности;
• Правильно использовать компьютер, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
• Хорошо ориентироваться в документообороте; уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;

Требования к личным качествам:

• Высокий уровень культуры
• Технические умения и навыки обращения с документами
• Грамотная речь. Владение русским и (желательно) иностранными языками, развитая речь и богатый словарный запас
• Коммуникабельность. Нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени.

• Стрессоустойчивость – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы и попытки манипулировать.
• Внимательность. У личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов.

• Память. Обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов.
• Интеллект. Хороший ассистент способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач.

• Развитый эмоциональный интеллект.
• Личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям.
• Абсолютная преданность – здесь речь о способности посвящать всего себя делу, лояльности, готовности помогать, служить другим, даже если это выходит за рамки контракта.

• Исполнительность – от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений.
• Умением хранить секреты.
• Помощник будет имеет доступ к конфиденциальной информации, являться доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения. Данные платежных карт, коды от сейфа и т.п.

Возможности карьерного роста

Ассистент может официально занять должность заместителя директора. Для этого он должен очень хорошо профессионально вырасти, стать грамотным управленцем и менеджером.

Мотивация:

• Официальное трудоустройство, 100% белая заработная плата;
• Средний доход 86 500 рублей после вычета налога + бонус
• Мы предлагаем работу по графику 5/2
• Удаленный формат работы из любой точки мира

Если вы поняли, что эта вакансия вам интересна и хотите попасть на собеседование, то напишите в начале сопроводительного письма, слово "Ассистент 2024".

Так мы поймем, что вы внимательный кандидат и действительно желаете попасть на собеседование.