Обязанности:
1. Административная поддержка
Решение организационных вопросов (согласование времени и координация встреч/совещаний, оповещение участников о встречах, организация пропусков и парковок, управление календарем);
Протоколирование, формирование повестки, фиксирование задач по итогам встреч, контроль их своевременного исполнения и результатов;
Работа с документами (инициация согласования договоров и иных документов, контроль подготовки и отправки документов по электронной почте и обмена оригиналами, ведение учета и хранения документов, согласования договоров на всех этапах, взаимодействие с курьерами, отчетность);
Координационная и информационная поддержка руководителя во всех активностях (встречи, документы, отчеты, travel-поддержка);
Поиск и анализ информации в интернете (подготовка аналитических справок, сбор информации для проектов и мероприятий);
Выполнение поручений руководителя.
— — — — —
2. Координация бизнес-процессов:
Ведение оперативного статуса по проектам, бизнес-задачам, поручениям руководителя, контроль сроков и качества исполнения поручений, консолидирование информации, составление презентаций;
Работа с тендерной документацией, отслеживание сроков проведения тендеров, взаимодействие с участниками, работа с электронными торговыми площадками, подготовка отчетов по текущим конкурсам, разбор конкурсной документации;
Взаимодействие с контрагентами/партнерами/заказчиками (встречи, поручения, ведение деловой переписки);
Участие в организации корпоративных и социальных мероприятий (поиск подрядчиков, подготовка смет, монтажных листов, программы, взаимодействие с участниками и модераторами мероприятий);
В дальнейшем - курирование отдельных направлений и проектов, налаживание коммуникации между участниками, работа с узкими местами и различными вопросами на проектах.
— — — — —
Что мы ждем от кандидата:
Высшее образование;
Окончание ВУЗа с отличием или школы с медалью будет вашим преимуществом;
Опыт работы координатором отделов или проектов/ассистентом/помощником руководителя 2-5 лет;
Наличие опыта удаленной работы;
Опыт работы в команде – вам предстоит работать с большим количеством внутреннего взаимодействия между участниками;
Навыки работы с инструментами Google, Яндекс (таблицы, документы, почта, календарь) и MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
Высокий уровень самоорганизации, готовность работать оперативно и ответственно в режиме многозадачности, развитые коммуникативные и аналитические навыки;
Внимательность и щепетильность в работе: при отклике на вакансию вы начнете сопроводительное письмо с перечисления трех самых важных качеств для ассистента;
Умение быстро находить и проверять информацию, структурировать большие объемы информации;
Проактивный подход и умение мыслить результатами;
Владение навыками деловой переписки, грамотная устная и письменная речь.
— — — — — — —
Условия:
Удаленная работа (периодические выезды на встречи в Санкт-Петербурге);
Оформление по ТК;
Обеспечение техническим оборудованием (телефон, ноутбук);
5-ти дневная рабочая неделя (с понедельника по пятницу);
Предоставление ДМС после прохождения испытательного срока;
Испытательный срок 1-3 месяца;
Заработная плата – от 75.000 руб. (на период испытательного срока ставка сохраняется), премии по итогам работы, ежегодная индексация заработной платы.
