Ассистент / Координатор по документообороту

Manpowergroup и наш клиент, американская компания, крупный производитель фармацевтических, санитарно-гигиенических, косметических товаров, а также медицинского оборудования, ищут ассистента со знанием документооборота.

Обязанности:

• подготовка документов (договоры, приложения, акты) для участия компании в мероприятиях (спонсорства, договоры услуг), для спонсорства (репутационные проверки, сравнение цены услуги и др.), для оказания лекторских услуг;

• оформление, согласование и подписание документов;

• создание РО на оплату согласно всех договоров, заявок и различных типов работ (логистика лекторов и др.), контроль сроков одобрения, коммуникация с поставщиком по готовности РО, подготовка закрывающих документов, ведение реестра РО ежедневно;
• организация курьерской отправки промоционных материалов на мероприятия согласно потребности отдела (10-12 раз в год суммарно);
• ежемесячный анализ данных согласно документооборота: траты по спонсорствам и оплатам лекторам;
• проверка реквизитов поставщиков, корректировка в системах при необходимости;
• контроль проведения оплат по всем созданным договорам, запрос и выгрузка платежных документов, предоставление поставщику услуг при необходимости;
• мониторинг и ведение трекера по всем активностям CVT.

Требования:

• релевантный опыт работы от 3 лет;
• высшее образование;
• уровень владения английским языком intermediate и выше;
• уверенный пользователь офисных приложений (Excel, Word, PDF, Sharepoint и др.);
• знание документооборота;
• способность работать в условиях многозадачности и дефицита времени;
• способность конструктивно взаимодействовать с коллегами;
• ответственность, пунктуальность, проактивность;
• готовность к переработкам при необходимости.

Условия:

• полный рабочий день 5/2: с 9.00 до 18.00 в комфортном офисе БЦ "Крылатские Холмы" (гибрид: 3 - офис; 2 - удаленно);
• трудоустройство по ТК РФ (аутсорсинг Manpower) - срочный контракт с возможностью продления;
• ДМС, фитнес.