Бизнес-ассистент Учредителя компании

Компания, владеющая сетью салонов перманентного макияжа и beauty-услуг премиального сегмента, в связи с расширением бизнеса приглашает на работу Бизнес-ассистента Учредителя.

Прежде всего, мы ищем бизнес помощника для оптимальной организации бизнес-процессов и уже дополнительно личного помощника для поддержки Учредителя и его семьи по любым вопросам. Бизнес-задачи 80%, личные задачи 20%. Мы ищем человека готового стать частью нашей команды и быть вкладом в развитие компании. Если Вы легко берёте на себя инициативу, находите оригинальные решения и не боитесь ответственности, если Вы свободны от семейной рутины и готовы полностью погрузиться в наш бизнес, мы будем рады рассмотреть Ваше резюме.

Обязанности:

Административная поддержка:

• Алгоритмизация и оцифровка бизнес-процессов.
• Фиксация идей Учредителя, помогать их генерировать и систематизировать, подготавливать MVP и презентации идей Учредителя, контроль их реализации.
• Поддержка Учредителя в операционном управлении. Поддержка связи с командой. Взаимодействие с сотрудниками компании, ключевыми партнерами и отдельными клиентами (при необходимости) в России и по всему миру. Координация работы с салонами, внутренними отделами и отдельными сотрудниками. Выявление и предупреждение потенциальных проблем до того, как они обострятся. Проверка прихода/ухода ключевых сотрудников с предоставлением отчета Учредителю за неделю.
• Организация рабочего пространства Учредителя: контроль над дедлайнами, ведение переписок, представление интересов Учредителя на встречах, в том числе замещение в рамках выделенных полномочий, выбор и ведение Task Tracker (доска контроля поручений).
• Организация оффлайн/онлайн рабочих встреч, в том числе подготовка материалов к встречам, протоколирование встреч, фиксация задач и дальнейший контроль выполнения задач в установленный срок.
• Учет поступающих задач и поручений Учредителя (создать единый инструмент), их распределение ответственным исполнителям и контроль исполнения с использованием программ администрирования (Task Tracker) в компании. Контроль выполнения обязанностей всех ключевых сотрудников с промежуточным срезом и контроля причин изменения сроков исполнения с предоставлением отчета Учредителю (умение самостоятельно ставить сроки исполнения и их изменения с обоснованием).
• Автоматизация и систематизация всех процессов по отчетности менеджмента перед Учредителем. Проверка ежемесячных отчетов, выявление и устранение недочетов с предоставлением заключения Учредителя.
• Учет, контроль и оптимизация работы внутренних чатов компании.
• Ведения базы документов (Google-диск и др.), оптимизация хранения и поиска документов для дальнейшей работы с ними.
• Разработка и актуализация системных документов.
• Подготовка аналитики и отчетности (презентации, диаграммы, формулы excel и др.), осуществление research и структурирование информационных материалов для Учредителя.
• Умение рассчитать заработную плату, мотивационную часть по отдельным сотрудникам компании.
• Поиск и подбор необходимой информации, локации, людей для сотрудничества по запросу Учредителя. Поиск и первичный отбор творческих специалистов разного направления (куратор салона, продюсер, SMM-специалист и др.).
• Организация корпоративных мероприятий.
• Ведение календаря дней рождений друзей, коллег, партнеров, заказывать подарки согласно концепции праздника и контролировать их получение/доставку.
• Тайм-менеджмент, ведение календаря Учредителя:

- обеспечение работы сетки регулярных событий (рабочие встречи, совещания, др.),

- напоминание (заранее) о предстоящих событиях, мероприятиях, днях рождениях и других знаменательных дат,

- координация рабочих поездок, логистики встреч, перелетов, транспорта,

- организация рабочего процесса за рубежом;

- решение «невидимых» задач/проблем до их появления (как пример, учитывать в графике погодные условия и иные обстоятельства, которые могут повлиять на дальнейший ход событий).

• Travel-support. Удаленная поддержка Учредителя в случае необходимости.
• Работа с конфиденциальной информацией.
• Выполнение иных поручений Учредителя.

Project management:

• Участие в реструктуризации бизнеса, в разработке новой организационной структуры компании.
• Участие в разработке матрицы расходов компании, анализ ежемесячных закупок и их рациональности.
• Разработка внутренней организационной документации (регламенты работы, чек-листы и др.).
• Разработка документов по кадровой политике, в том числе мотивация сотрудников, должностные инструкции.
• Организация и активное участие в каждом процессе, в том числе контролировать исполнение поставленных задач: от подготовки стратегии для запуска нового бизнес-процесса до запуска нового проекта.
• Участие в разработке внутренней корпоративной культуры, разработке нематериальных методов поощрения, мотивационных мероприятий и иных корпоративных мероприятий.

Family office:

• Планирование (заранее) и организация досуга для Учредителя и его семьи, организация семейных мероприятий, регулярных занятий. Инициативность в предложениях.
• Ведение семейного календаря.
• Контроль и учет финансов Учредителя, контроль платежей и выплаты з/п домашнему персоналу.
• Поиск и подбор необходимой информации/локации/сотрудников для семьи.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в должности бизнес-ассистент / помощник руководителя от 5-х лет.
• Высокий уровень самоорганизации. Ответственность, исполнительность, пунктуальность – задачи и поручения должны быть решены в обозначенные сроки. Самостоятельность.
• Хорошие организаторские и творческие способности. Мобильность, умение и возможность работать вне графика.
• Аналитическое и критическое мышление. Системное мышление.
• Навык решения нестандартных задач, гибкость, смекалка, широкий кругозор.
• Грамотность. Грамотная устная и письменная речь. Умение грамотно формулировать, излагать (особенно на бумаге) свои мысли.
• Знание английского языка не ниже уровне B2.
• Обладание высоким уровнем эмпатии, можете поддержать правильный тон в коммуникациях и легко адаптируетесь к стилю Учредителя.
• Развитые коммуникативные навыки, знание делового этикета.
• Способность к обучению. Внимательность к деталям.
• Многозадачность. Способность интенсивно работать в большом потоке информации.
• Здоровый перфекционизм, лидерские качества.
• Продвинутый пользователь ПК, MS office, Google Docs, Task Tracker (Bitrix, Trello и др.) и мобильной техники.
• Навыки видеосъемки и монтажа видео на Iphone.
• Презентабельный внешний вид.
• Регулярный пользователь социальных сетей.

Условия:

• Ненормированный рабочий день. Работа в офисе 5/2 с 09:30 до 18:30 (возможны задержки). Быть на связи 24/7.
• Быть готовым к возможным командировкам (по всему миру).
• Официальное трудоустройство с момента испытательного срока (испытательный срок 3 месяца).

Что мы предлагаем:

• Прямая подотчетность Учредителю компании и прямое личное ежедневное взаимодействие с ним.
• Полная свобода в принятии решений по реализации поставленных задач (в рамках закона, бизнес-логики и этики бизнеса).
• Все наши корпоративные benefits, мероприятия, доступ ко всем услугам и продуктам компании.
• Рост в доходе, премии, бонусы, вознаграждения согласно вкладу в общее дело.
• Ежегодная премия по итогам года за особые достижения по усмотрению Учредителя.
• Корпоративное покрытие расходов на командировки (транспорт, проживание, питание).
• Скорость, ресурсы, перспективы и динамика быстрорастущего бизнеса.
• Оформление по ТК с первого дня, уютный офис в центре Москвы.