Секретарь

Обязанности:

• оперативное выполнение заданий руководителя предприятия;
• ведение документооборота;
• организация встреч, совещаний и прием посетителей;
• организация деловых поездок руководства предприятия (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.п.);
• организация телефонных переговоров;
• перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам предприятия;
• организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• обслуживания конферентных мероприятий (встречи, переговоры, совещания и т.п.);
• организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений руководства;
• поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами предприятия;
• организация работы с документами в приемной;
• организация хранения приказов, распоряжений по предприятию;
• планирование рабочего времени руководителя, внесение информации в календарь (органайзер) руководителя о встречах, совещаниях и т.п.; обеспечение руководителя информацией;
• протоколирование встреч, переговоров, совещаний и т.п.

Требования:

• Среднее профессиональное либо высшее образование
• Опыт работы секретарем, делопроизводителем на промышленном предприятии, органах администрации

• уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Word, Excel, Outlook;

• навыки работы с офисной техникой (МФУ, ксерокс, принтер, факс, др. офисная оргтехника);

• навыки ведения делопроизводства;

• навык ведения переговоров и деловой переписки;

• знание делового этикета.

• умение работать с большим объёмом информации;

• умение работать в режиме многозадачности;

• грамотная устная и письменная речь;

• навыки протоколирования;

• опыт организации встреч, переговоров, совещаний, приема посетителей, направления к специалистам организации исходя из полученного вопроса;

• навыки составления расписания и контроля его выполнения, планирования рабочего дня руководителя;

• быстрый набор текста;

• опыт заказа билетов и бронирования гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;

• опыт составление отчетной документации;

• навыки использования современных методов сбора и анализа информации.

Условия:

• Пятидневная 40 часовая рабочая неделя.
• Для оперативного решения поставленных руководством предприятия задач, возможна работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.