Секретарь

Обязанности:

• Ведение базы данных документов организации.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Ведение протоколов мероприятий.
• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений главного врача.
• Документальное оформление решений главного врача.
• Контроль исполнения документов в организации.
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• Координация деятельности по исполнению решений главного врача.
• Обработка и отправка исходящих документов.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Организация личного приема посетителей руководителем
• Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
• Организация совещаний, сбор необходимого материала, оповещение участников.
• Организация приема посетителей в кабинете главного врача .
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Отправляет исходящую корреспонденцию по почте или с курьером.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Подготовка и передача дел в архив организации.
• Перенаправление телефонных звонков главному врачу и сотрудникам больницы.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения главным врачом.
• Прием и первичная обработка входящих документов
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете главного врача
• Проверка исполнения поручений главного врача в установленный срок
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
• Соблюдает требования охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда, противопожарной безопасности при эксплуатации помещений, оборудования.
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, главного врачами подразделений и сотрудниками
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Своевременное формирование и отправка отчетов
• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
• Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения

Требования:

• наличие действующей справки об отсутствии / наличии судимости (срок действия справки 6 месяцев);
• высшее/среднее профессиональное образование;
• опыт работы будет Вашим преимуществом;

Условия:

• дружный коллектив;
• трудоустройство согласно ТК РФ;
• дополнительный отпуск 14 календарных дней;
• социальный пакет;

• полный рабочий день.