Административный ассистент

Обязанности:

• Вести архив документации: все значимые документы (проекты, ИД, договоры, паспорта на оборудование и материалы, квалификационные документы , генеральные планы, планы сетей) – сканирование, размещение в соответствующей папке на сервере, отправка активной ссылки сотрудникам в письме, с указанием какой документ был добавлен на сервере)

• Организовать и вести бумажное хранилище (создать папки, сшивка, уничтожение неактуальных документов). Вести электронный каталог документации (какой документ, на какой полке, в какой папке лежит)

• Вести прием, передачу адресату, учет/регистрацию (при необходимости) и хранение исходящей и входящей документации (первичная документация, договоры, проектная документация, письма – небольшой объем).

• Готовить проекты писем, запросов, заявок (на основе готовых шаблонов), касающихся деятельности компании в целом.

• Принимать товары в складской программе по накладным (программа новая, обучаем);

• Решать вопросы офисного обеспечения (заказ канцелярии, воды, взаимодействие с клинингом, с курьерскими службами, почтовые отправки – передача оформленных для отправки конвертов в приемную, решение мелких бытовых вопросов).

• Отправлять корреспонденцию (писем, заявок, приглашений и др.) по просьбе работников (по почте, электронной почте).

• Выполнять копировально-множительные работы на офисной технике

• Выполнять отдельные служебные поручения руководителя и сотрудников компании.

Требования:

• Навыки опытного пользователя ПК (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express) и иной офисной техники - отличное знание и готовность быстро учиться/разбираться в незнакомых функциях. Критически важное умение на данной позиции так как она предполагает большой объем работы с документами (word, xls, pdf)

• Уметь слушать и слышать: фиксировать ключевые моменты, задавать уточняющие вопросы, просить объяснить, если что-то непонятно и не получилось разобраться быстро (важно не затягивать) самостоятельно (разговоры с коллегами не принесли результата, поиск в интернете не дал ответов и т.д.)

• Уметь работать с информацией: можно не знать, но нужно уметь найти информацию для этого необходимо уметь четко формулировать запрос, уметь уточнять и дополнять при необходимости

• Неоконченное высшее или высшее образование, предпочтительно техническое (в работе много технической, проектной документации);

• Грамотная устная и письменная речь;

• Желателен небольшой релевантный опыт работы и/или знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов и/или навыки ведения учета и хранения исходящей и входящей корреспонденции, навык деловой коммуникации или как минимум понимание деловой этики;

• Аккуратность, исполнительность, ответственность;

• Умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками.

Условия:

Оформление по ТК, оплачиваемые отпуск и больничный, соблюдение всех норм законодательства.

График работы 5/2, с 10 до 18 (возможно начинать раньше и заканчивать раньше, возможен 1 день в неделю удаленно по договоренности).

Работа в комфортном бизнес-центре Скай-Трейд, 15 минут на транспорте от м. Пионерская

Заработная плата 50 000 руб. net.