Офис-менеджер

Обязанности:

• Приём и распределение входящих звонков.
• Передача сообщений сотрудникам во время их отсутствия.
• Отправка почты России и курьерской службы Major, вызов курьера.
• Запрос закрывающих документов и составление анализа затрат по поставщикам.
• Передача документов в бухгалтерию (счёта, накладные, акты, договора).
• Работа с 1С документооборот (загрузка договоров в программу, контроль подписания, присвоение номера, контроль исполнения).
• Работа в 1С Казначейство (заводить счета на оплату, около 100 счетов в неделю, по необходимости создание новых контрагентов, контроль за оплатой счетов).
• Подписание договоров у руководителя, подписание счетов.
• Ведение документооборота (приём входящей/исходящей документации, регистрация отправлений и поступлений, передача документов сотрудникам).
• Бронирование переговорной комнаты, авиа и ж/д билетов в системе Тривио, гостиниц для сотрудников, работа с корпоративным такси.
• Чай/кофе клиентам, выдача телефонов и сим-карт новым сотрудникам.
• Заказ канцтоваров, хоз. товаров и лекарств в офис.
• Присваивание входящих/исходящих номеров письмам, регистрация в журналах, помощь сотрудникам отдела.
• Замещение и выполнение обязанностей помощника исполнительного директора во время её отсутствия (отпуск, больничный.
• Поиск поставщиков и заключение договоров.
• Работа с первичными бухгалтерскими документами: сверка наличия оригиналов, запрос документов у контрагентов, сохранение скан-копий.
• Замена курьера в отпуске (отправка и получение корреспонденции через почтовое отделение).
• Взаимодействие с оператором мобильной связи: заказ и перевыпуск сим-карт, изменение тарифов и условий, запрос детализации счетов, перерегистрация телефонных номеров новых/уволенных работников.
• Взаимодействие с бизнес-центром: заявки на ремонт, заказ пропуска для гостей и новых сотрудников, аренда новых помещений и парковочных мест.

Требования:

• Знание программ Microsoft Office.
• Грамотность и навыки деловой переписки.
• Ответственность, пунктуальность, внимательность.

Условия:

• График работы – 5/2; с 9.00 до 18.00, пт. с 9.00 до 16.45.
• Трудоустройство по ТК.
• Официальная заработная плата, оплачиваемый отпуск, больничный.
• Корпоративная мобильная связь.
• Место работы – м. Алексеевская (ул. 1-я Мытищинская, д. 25), ж/д станция Москва-3.