Офис-менеджер
Задачи:
1. Обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, продуктов питания, хозяйственных и расходных материалов, и т.д.; Контроль расхода и склада.
2. Организация работы кофейных станций и кухонных зон;
3. Контроль работы служб клининга, кофе-леди, флористики и тд.;
4. Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
5. Постановка задач и контроль работы инженерных служб;
6. Организация перестановок внутри офиса;
7. Организация встреч, совещаний и переговоров;
8. Предоставление кейтеринга для мероприятий в офисе (делового, обучающего и неформального характера);
9. Ведение документооборота с поставщиками;
10. Взаимодействие с поставщиками услуг
11. Участие в формировании и контроле бюджета на офисные нужды;
12. Организация визовой поддержки сотрудников;
13. Участие во всех проектах компании, относящихся к офису (ремонты, переезды, инфраструктура и тд);
14. Участие в тендерах по выбору поставщиков;
15. Контроль службы ресепшн / администраторов;
16. Организация мероприятий для сотрудников компании на территории офиса;
17. Организация контроля складских помещений;
18. Взаимодействие с Арендодателями;
19. Осуществление ремонтов офисных площадей;
20. Организация переездов.
Офис-менеджер должен знать/уметь:
- правила деловой переписки и делового этикета;
- взаимодействовать с сотрудниками компании на разных уровнях;
- принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
- основы договорной работы, порядок заключения договоров;
- рынок поставщиков товаров и услуг, сервисного обслуживание офисного оборудования;
- ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
- порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
- санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
- стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей;
- порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
- основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий;
- правила организации встреч в офисе;
- правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
- виды документов, их назначение;
- основы электронного документооборота;
- особенности оформления финансовых документов и способы их обработки.
Ожидания от кандидата:
- Образование высшее;
- Опыт работы офис-менеджером от 3-х лет;
- Опыт взаимодействия с арендодателелями, строительными и подрядными организациями;
- Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, офисное ПО, в т.ч. видео-конференции, мессенджеры, почта);
- Грамотная устная и письменная речь;
- Пунктуальность и ответственность.
