В тексте вакансии подробно описаны все детали. Просьба дочитать ее до конца во избежание лишних вопросов.
Компания “Строим Дороги” специализируется на строительстве, ремонте и обслуживании автомобильных дорог и инфраструктурных объектов. Основанная с целью обеспечения высокого качества дорожных работ и внедрения современных технологий, наша компания успешно реализует проекты различной сложности на территории России и стран СНГ.
www.stroimdorogi.ru
Чем предстоит заниматься:
1. Поддержание корпоративной командной работы
-
Контроль выполнения поставленных руководителем задач;
-
Взаимодействие со всеми отделами компании, сбор и анализ показателей отделов (продажи, закупки, склад, бухгалтерия);
-
Ведение дашбордов и оцифровка процессов компании;
-
Организация совещаний и онлайн-встреч, ведение протоколов совещаний, осуществление подготовки к совещаниям;
-
Участие во внутренних процессах компании, контроль исполнителей и сроков выполнения проектов;
-
Координация взаимодействия между отделами, запрос информации, напоминание о сроках;
-
Организация офисного документооборота (ЭДО, почта), отправка документов по почте;
-
Разбор и чтение официальной почты организации. (Итог после разбора - вынести нужное на совещание);
-
Взаимодействие с внешними исполнителями (юристы, программисты), (Добиваться решения поставленных задач - важно);
-
Своевременный сбор документов и подготовка к планёрке. (за 24 часа всем участникам направлены необходимые документы);
-
Поиск нужных документов и ответ на запросы;
-
Создание информационных писем и документов;
-
Отслеживание и поздравление с Днём рождения.
2. Планирование
-
Составление отчётов, планов, оценка выполнения планов, отчёт о выполненных и невыполненных задачах;
-
Ежедневное и еженедельное планирование, с учётом и контролем задач руководителя;
-
Сопровождение производственных планёрок;
-
Ведение личного календаря и календаря руководителя;
-
Организация планёрок, встреч с руководителем.
3. Регулярное управление на основе метрик:
-
Постоянный мониторинг ключевых показателей. На этапе адаптации их нужно актуализировать;
-
Контроль отклонений от плановых значений;
-
Анализ причин отклонений.
4. Подготовка отчётов для руководителя:
-
Систематизация данных и результатов анализа;
-
Формулирование предложений по корректировке ситуации;
-
Разработка решений совместно с командой.
5. Поиск информации по запросу руководителя и подготовка структурного отчёта по данной задаче:
-
Определение целей и ключевых требований задачи;
-
Сбор и анализ актуальных данных из надёжных источников;
-
Формирование чёткой и логичной структуры отчёта;
-
Изложение найденной информации в понятной и краткой форме;
-
Включение конкретных рекомендаций по решению задачи (например, варианты проведения стратегической сессии или возможности применения искусственного интеллекта для анализа таможенной базы данных);
-
Подготовка итогового документа для руководителя;
-
Готовность к обсуждению и доработке отчёта на основе обратной связи.
6. Помощь в организации и планировании командировок руководителя.
-
Сбор информации о возможных вариантах размещения (гостиницы, апартаменты);
-
Бронирование гостиницы: уточнение условий проживания, наличие номеров, договорённости о бронировании;
-
Организация транспортного сопровождения (билеты, трансфер, аренда автомобиля, если необходимо);
-
Составление подробного travel-плана (расписание встреч, маршруты, контактные данные);
-
Оперативное решение вопросов и сопровождение руководителя в течение командировки.
7. Участие и ведение протоколов встреч в работе с клиентами/потенциальными клиентами.
-
Организация встреч с клиентами/потенциальными клиентами;
-
Ведение протоколов встреч: фиксация ключевых вопросов, решений и задач;
-
Передача протоколов ответственным лицам для дальнейших действий;
-
Подбор и работа с документами для контрагентов;
-
Сбор необходимых документов по запросам контрагентов;
-
Подготовка пакетов документов для предоставления контрагентам;
-
Систематизация хранения документов;
-
Организация хранения документов в хранилище или облаке;
-
Поддержание структуры и порядка в архиве документов;
-
Регулярная проверка актуальности документов и их обновление при необходимости;
-
Работа с корпоративной почты.
От кандидата мы ожидаем:
-
Высшее образование (приветствуется финансовое, экономическое, юридическое);
-
Важно умение работать с документами, узнавать документы и правильно их оформлять;
-
Умение распознавать, проверять и правильно обрабатывать документы;
-
Владение инструментами для работы с таблицами (Excel, Google Sheets);
-
Своевременное внесение и обновление данных;
-
Проактивная позиция в решении задач;
-
Умение эффективно организовать и структурировать рабочие процессы;
-
Готовность задавать вопросы при возникновении непонятных моментов;
-
Способность уточнять и формировать технические задания (ТЗ) самостоятельно или совместно с руководителем;
-
Регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам на ежедневной основе;
-
Знание английского языка уровня Intermediate будет плюсом;
-
Опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет;
-
Профессиональный пользователь ПК, Яндекс.Диск, Microsoft Office, программ для составления презентаций, мессенджеров и соц. сетей, облачных систем хранения.
Вы нам подходите, если имеете следующие компетенции:
- Вы обладаете структурным и аналитическим мышлением;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Навыки управления сотрудниками, постановка задач, контроль, мотивация;
- Навыки построения бизнес-процессов и их регламентация;
- Высокий уровень коммуникационных и менеджерских навыков. Легко общаетесь с незнакомыми людьми (по телефону/видеосвязи);
- На высоком уровне владеете структурированием информации - вытаскиваете смыслы;
- Имеете высокий уровень грамотного и результативного планирования;
- Умеете спокойно и рационально обосновывать свою точку зрения, слышать оппонента/собеседника;
- Отличаете задачи от идей;
- Умеете работать с информацией, формировать из 2-х документов логичный 3-й документ;
- Имеете развитые навыки критического мышления.
Требования к личным качествам:
- Имеете высокий уровень самомотивации при минимальном контроле;
- Быть открытым, не боятся высказывать свою точку зрения и обоснованную критику адресно и прямо;
- Эмоциональная стабильность и выдержанность;
- Ваши сильные стороны инициативность, настойчивость и проактивность;
- Вы не подвержены чужому влиянию и гибко принимаете чужую точку зрения, избегая конфликта;
- Быть готовым услышать прямую точку зрения и обоснованную критику коллег, улучшая свои навыки и знания;
- Способность работать в режиме многозадачности;
- Развитое чувство долга и ответственности;
- Самостоятельность в принятии решений и ответственность за них;
- Организованность и структурированность мыслей и действий;
- Трудолюбие и пунктуальность;
- Целеустремленность, саморазвитие, сильное отношение к делу, способны решать проблемы и ради этого готовы пройти “лишнюю милю”.
Мы предлагаем:
-
Полный рабочий день, 5/2, 6-8 часов в день 2 раза в неделю в офис (ул. Профсоюзная, дом 26), 3 дня удалённо;
-
Возможность роста до операционного директора, руководителя отдела или управляющего и возможность получать денежные вознаграждения пропорционально своему вкладу в рост компании;
-
Испытательный срок - в несколько этапов, с возможностью досрочного прохождения. Первый этап - 2 недели, второй - 1 месяц. Остальные этапы обсуждаются на собеседовании и по результатам работы (длительность до 3-х месяцев включительно);
- Заработная плата на испытательный срок 100 000 рублей в месяц, далее - 150 000 рублей в месяц, предусмотрены бонусы за выполнение KPI.
- Стабильный доход и возможности для самореализации;
- Оформление по ТК.
Эта вакансия для вас, если:
- Читаете от 10 книг в год.
Вы согласны с фразами:
-
Быть ассистентом — сложный, но самый быстрый лифт с точки зрения развития;
-
«Ассистент все время решает нерешаемое, он сталкивается с теми же вызовами, с которыми сталкивается предприниматель»;
-
Задачи бизнес-ассистента — мультипликация собственника для роста бизнесовых задач и целей.
