Обязанности:
Примем в команду сотрудника, который будет заниматься организацией профессиональных конференций для специалистов в разных областях. Необходимо контролировать процессы работы с подрядчиками на каждом этапе подготовки и реализации мероприятия: поиск площадки по ТЗ мероприятия, взаимодействие с кейтерингом, коммуникации с подрядными организациями (видеооператоры, фотографы, специалисты по свету, звуку и т.д), реализация развлекательных активностей для посетителей мероприятий.
Обзор задач:
-
осуществление контроля за всеми организационными процессами до мероприятия, во время мероприятия и после мероприятия, ведение планов-графиков работы с мероприятием;
-
подготовка ТЗ и брифов для всех участников процесса;
-
расчет бюджета реализуемого мероприятия;
-
подбор площадок/локаций для проведения мероприятий;
-
подбор стиля оформления площадок/локаций и поиск подрядчиков для оформления;
-
ведение списков подрядчиков с информацией по проектам с контактными данными;
-
организация и проведение встреч и переговоров с подрядчиками;
-
сбор, анализ и учет пожеланий гостей мероприятий;
-
поддержка связи с подрядчиками до мероприятия, во время и после него;
-
пополнение информационных материалов о деталях мероприятия и активностях для посетителей/клиентов;
-
поиск новых наиболее выгодных по стоимости, качеству обслуживания и срокам подрядчиков, работа с постоянными подрядчиками;
-
заключение договоров с подрядчиками;
-
передача на размещение на сайты мероприятий и в материалы для гостей информации или дополнительных деталей: о площадках мероприятий, активностях (подарки, развлечения, мастер-классы) и другой информации для посетителей мероприятий;
-
логистическое сопровождение;
-
подбор мастер-классов, деловых активностей под мероприятия;
-
заказ полиграфической и сувенирной продукции;
-
контроль реализации бюджета, плановые отчеты, отчетность по итогу мероприятий;
Нужен специалист, который стремится сделать мероприятие максимально комфортным и приятным для гостей. Мы очень трепетно относимся к мелочам и стараемся учесть всё что возможно, чтобы любые вопросы посетителей решались мгновенно, все подрядчики действовали четко, слажено и без косяков. Для этого очень важно умение организовать себя, свое время и других людей для реализации конечной идеи события, навык быстро отладить процессы во внештатной ситуации.
Требования:
-
опыт организации мероприятий
-
умение вести длительные переговоры, b2b общение по телефону, почте, в мессенджерах от 1 года.
-
порядок с самодисциплиной, общительность, проактивность.
-
проживание в Москве или возможность командировок
Условия:
-
Оплата оклад + бонусы
-
Удаленная работа с пердиодическими выездами на просмотр площадок и дегустаций кейтерингов в Москве, с 9 до 18 или с 10 до 19 часов по МСК
-
Официальное трудоустройство и стабильные выплаты, весь наш штат работает удаленно
-
Интересный, приятный в работе продукт и профессиональная команда, видеосозвоны с руководителями и коллегами, встречи на конференциях
-
Перспектива быстрого карьерного и финансового роста
Что предоставляем для работы:
-
Аккаунт в CRM и телефонию, корп. почту, корпоративные мессенджеры для коммуникаций с подрядчиками (Telegram WhatsApp);
-
Корпоративный таск-мессенджер для постановки задач сотрудникам и коммуникаций, ведения проектов;
-
Есть в команде все коллеги, которые нужны для процессов организации и проведения мероприятий:
-
дизайнеры для подготовки макетов брендированных материалов, баннеров, полиграфической продукции и т.д.
-
специалист по документообороту для заключения договоров с подрядчиками и оплаты счетов
-
команда для работы на площадке во время проведения мероприятия
-
Материалы с наших мероприятий: фото, видео, опросы, интервью, тексты, отзывы посетителей;
Кому идеально подойдет эта вакансия?
Если вы видите колесо обозрения и первые ваши мысли о том: как оно может упасть, на чем держится кабинка, скрипит или нет, насколько надежная конструкция и не открутится ли вот тот болтик, не лопнет ли стекло, нет ли рядом подозрительных личностей, сколько времени вы проведете в кабинке если вдруг застрянете, быстро ли приедут службы спасения, есть ли у них рядом пожарные рукава и до какой высоты максимально может поднять пожарная машина... – то это работа для вас. В ивентах важно видеть на автомате каждый мельчайший риск и предупреждать его.
Если вам нужно что-то купить в чем вы пока не очень разбираетесь, будь то квартира, дрель или занятия новым видом спорта – досконально изучаете весь процесс, погружаетесь во все детали, сравниваете дотошно варианты, ищете нестандартные комбинации, не останавливаетесь на первом попавшемся варианте, не успокаиваетесь пока не найдете самое идеальное и выгодное предложение, попутно погружаясь очень быстро во все нюансы процесса. Навык оперативно найти то не знаю что, понять что это, реализовать в срок с помощью нужного подрядчика крайне важен в ивент-индустрии.
При виде проблемы или конфликта вы не суете голову в песок, не прячетесь от возникшей ситуации в уголке в надежде что кто-то решит всё за вас. Вы смотрите проблеме в лицо, не паникуете, спокойно находите варианты решений и действуете уверенно в интересах главной цели – чтобы мероприятие прошло идеально для всех участников события. Навыки эффективной коммуникации и работы с конфликтами – без них невозможно управлять подрядчиками.
Если у вас дома протекает кран и вы вызвали сантехника, который наломал дров, сделал еще хуже и ушёл в закат с вашими деньгами - вы не вините в этом подрядчика, вселенную, мужа, который не умеет сам чинить, брата которого вы звали на помощь, но он не смог прийти, и вообще всех вокруг. Вы осознаете что это ваша ответственность, и понимаете что нужно было посмотреть проверить отзывы о компании и об этом сантехнике, изучить по видеороликам, как должен был действовать мастер, чтобы на месте проконтролировать этот процесс и иметь возможность проверить его навыки до начала работы, задать ему профессиональные вопросы и посмотреть что он отвечает, подписать договор до старта работ, где прописаны итоги и ответственность и т.д. Умение выбирать подрядчиков и нести ответственность за результаты – также ключевое качество ивент-менеджера.
Если вам не хватает вдохновения для решения задачи, например вам нужно нарядить ёлку но наскучили все стандартные варианты – вы не откладываете задачу в долгий ящик (тк. есть дедлайн Новый год) вы бежите подбирать референсы, искать варианты нестандартных ёлок и украшений, можете перерыть кучу вариантов и отсмотреть сотни и тысячи ёлок как наряжали другие, собрать лучшие, согласовать с родными, определить финалиста и реализовать задуманное. Постоянная прокачка насмотренности, умение быстро находить референсы и всё для их реализации при этом укладываясь в рамки бюджета – в крови у каждого ивент-специалиста.
Мы очень разные, живем во всех уголках страны, в таких городах, как Москва, Калуга, Дубна, Саранск, Томск, Казань, Нижний Новгород, Краснодар, и даже в других странах. Есть руководители отделов, маркетологи, менеджеры по продажам, дизайнеры, программисты, специалисты по шоу-части, свету, звуку, работе на площадке. Но во всех "наших" кандидатах мы встречаем общие черты: готовность к самодисциплине, к разным задачам и высокой скорости изменений.
Мы - команда, которая полностью состоит из удаленных сотрудников. И для нашей компании это огромная возможность находить таланты в любом регионе, а для наших коллег большой шанс развиваться, найти интересную работу, и находиться при этом дома. Мы проводим регулярные созвоны с коллегами по задачам. А встречаемся все на наших мероприятиях, сотрудников мы приглашаем приехать на наши конференции, это возможность лично познакомиться и поработать всей командой с рациями на поясе на масштабном событии, полностью погрузиться в мероприятие.
Готовы стать частью интересного проекта? Хотите стабильную удаленную работу и любите общение? Отправляйте отклики, пишите в мессенджер или на почту, пригласим на собеседование, расскажем о конференции и о работе в нашей компании.
