Помощник/ассистент руководителя, делопроизводитель

В ИТ-компанию (Москва) требуется надежный, внимательный и ответственный помощник руководителя, способный своевременно, четко и качественно выполнять поставленные задачи по своему кругу обязанностей.

Просим внимательно прочитать требования к вакансии и порядок рассмотрения откликов – это позволит нам сэкономить время.

К отклику обязательно приложите сопроводительное письмо, в котором опишите:

• Что именно и в каком объеме из указанных в вакансии обязанностей делали лично вы, самостоятельно? Что из этого, как вы считаете, вы умеете и делаете отлично?
• Что вы считаете своими сильными и слабыми сторонами?
• Что вам нравится и не нравится в рабочих обязанностях, в рабочих процессах и общей организации работы (например, не люблю заполнять реестры; предпочитаю вести списки дел в блокноте, умею легко работать со срочными делами, …)?
• Напишите, что именно вы умеете делать на компьютере и насколько хорошо (например, работа в системах ЭДО, таблицы Excel со сложными функциями, работа с файлами, ИИ, сложный поиск информации …). Насколько опытным пользователем вы себя считаете? Какие инструменты (программы) знаете «на отлично»? Пожалуйста, указывайте конкретное ПО, в котором работаете или работали, и свои навыки работы в нем.
• Как вы обычно планируете дела (свои или руководителя) – какая процедура, что используете для этого? Цель вопроса – понять, как умеете работать с задачами.
• Как вы хотели бы организовать свою работу?
• На какие еще свои навыки вы хотели бы обратить наше внимание?
• Что вы хотели бы добавить о себе, своем опыте, способностях, чтобы мы могли составить о вас более полное впечатление?

Если какие-то вопросы вам непонятны или вы не можете ответить – так и напишите. Неправильных ответов не существует – это просто небольшой рассказ о вас и ваших навыках.

Отклики без сопроводительного письма не рассматриваются.

Порядок рассмотрения откликов:

1. Знакомство с вашим откликом, резюме и сопроводительным письмом.
2. Если вы нас заинтересовали – приглашение на интервью (дистанционно, видеозвонок).
3. Если мы друг другу подходим – приглашение на очную встречу в наш офис.
4. Принятие решения обеими сторонами.

Основные обязанности:

• Ведение кадрового документооборота (подготовка документов и организация приема/увольнения сотрудников, ведение личных дел, оформление отпусков, трудовых книжек, больничных, ведение архива документов, оформление ЭЦП и прочее).
• Ведение воинского учета.
• Организация работы офиса (канцтовары, расходные материалы, пропуска, мебель, порядок в офисе), взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией по организационным вопросам и вопросам содержания офиса, обеспечение жизнедеятельности офиса.
• Работа с документами и контрагентами (получение, регистрация, хранение, отправка документов, подготовка документов на подпись в бумажном и электронном виде, взаимодействие с контрагентами по получению, подписанию и передаче документов, подготовка, учет и хранение документов компании, передача документов в бухгалтерию, разработка и оформление различных документов компании, ведение журнала документов).
• Работа с документами по интеллектуальной собственности.
• Работа с договорными документами.
• Прием и обработка звонков.
• Ведение протоколов совещаний и внутренних митингов.
• Поиск и подготовка справочной информации.
• Выполнение поручений руководителя.

Требования к кандидату:

• Пунктуальность, внимательность, дисциплинированность. Умение работать по установленным правилам и процедурам.
• Надежность и ответственность.
• Умение приоритизировать задачи и планировать время для их выполнения, пользоваться инструментами планирования и контроля задач (календарь, задачи, трекер).
• Хорошие организационные навыки.
• Хороший русский язык, умение грамотно и последовательно излагать свои мысли, как устно, так и письменно.
• Навыки корректного оформления и подготовки документов, как формальных, так и произвольных.
• Хорошие навыки владения компьютером (Windows, офисные приложения, работа с электронной почтой, сканирование документов, интернет, быстрая печать).
• Навыки поиска и анализа информации, подготовки на ее основе справок и отчетов.
• Желательно - начальные знания английского языка.

Обратите внимание – навыки типа чай/кофе, закупка канцтоваров, заказ пропусков и другие подобные мелочи не являются важными для оценки вас как специалиста. Это простые действия.

Условия труда:

• Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.
• Условия оформления и оплаты труда - в соответствии с Трудовым кодексом (отпуска, больничные, время работы и прочее).
• Испытательный срок до 3 месяцев.
• Полная занятость, 5/2, полный день, гибкий график, работа в офисе (Москва, м.Калужская), возможен гибридный режим работы.