Помощник руководителя/Делопроизводитель в приемную

Вы многозадачны, организованны, имеете структурное мышление и не боитесь брать на себя ответственность? Вы знаете как выстроить эффективную работу в делопроизводстве? Откликайтесь на нашу вакансию, и мы с удовольствием рассмотрим Вашу кандидатуру!

Чем предстоит заниматься:

• Работа в ПРИЁМНОЙ директора;
• Качественное и своевременное выполнение поручений руководителя;
• Подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
• Контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
• Своевременная подготовка и подача документов на рассмотрение и подпись руководству;
• Ведение протоколов совещаний и контроль за исполнением протокольных поручений в 1С;
• Организация командировок генерального директора;
• Организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
• Внешний документооборот: обработка, сортировка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции; передача корреспонденции исполнителю/ответственному должностному лицу; подготовка и отправка документов Почтой России, Экспресс почтой и т.д.;
• Внутренний документооборот: работа с приказами по основной деятельности; заполнение контрольно-регистрационной формы (карточка документа в СЭД); обеспечение ознакомления и рассылки согласно распоряжению руководства; ведение контроля сроков исполнения приказов и поручений (входящие, исходящие, внутренние документы);
• Деловая переписка;
• Работа в системе электронного документооборота 1С Документооборот;
• Ведение электронного и бумажного архива документов;
• Регистрация договорных документов, проверка комплектности, архивирование, отправка оригиналов договорных документов контрагентам;
• Взаимодействие с почтовыми/курьерскими службами.

Для успешной работы необходимо:

• Опыт работы помощником руководителя в крупной компании от 3-х лет;
• Высшее образование
• Знание:

• Действующих постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства
• Единой государственной системой делопроизводства
• Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
• Организации делопроизводства
• Схем документооборота
• Порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности
• Сроков и порядка сдачи дел в архив
• Систем организации контроля за исполнением документов

• Знание программ: 1С Документооборот, MS Office, МОСЭДО, ЭДО, на уровне продвинутого пользователя
• Профессиональные компетенции: умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, внимательность, ответственность, исполнительность, стрессоустойчивость

Условия:

• Работа в Федеральном автономном учреждении Министерства строительства и ЖКХ РФ;
• Удобное расположение офиса, в шаговой доступности станции метро «Свиблово» (10 мин. пешком);
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• График работы: 5/2, с 9.00. до 18.00, пятница 16-45;
• Полный социальный пакет, предусмотренный трудовым законодательством (официальные отпуска, оплата больничных листов);
• Дружный, профессиональный коллектив;
• Комфортные условия труда.