Офис-менеджер

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

РЕСЕПШЕН: Прием и распределение телефонных звонков. Работа с оргтехникой. Поддержание офиса в образцовом порядке. Помощь руководству компании.

ПОЧТА и ДОКУМЕНТООБОРОТ:

• Сортировка входящей почты (в том числе и электронной). Сбор почтовой корреспонденции в головном офисе ГК. Прием, отправка факсов и писем. Ведение реестра входящие-исходящие. Ведение документооборота, СЭД.

• Встреча гостей. Чай, кофе для посетителей.

ОФИС:

• Прием и распределение звонков.
• Поддержание порядка и чистоты в офисе. Поддержание в рабочем порядке кофе машины, чистоты, закупка необходимых продуктов для приготовления чая, кофе.
• Контроль наличия и заказ канцелярских товаров. Оптимизация расходов.
• Мониторинг услуг от бизнес-центра и по сервисным компаниям. Контроль по срокам, закрывающим документам, качеству услуг, стоимости и т.д. Координация работы с бизнес-центром (карточки сотрудникам, пропуска, документооборот, пропуска).
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, чая, кофе, хоз. товаров
• Оформление почтовых отправок. Реестр. Почта России, курьерские службы. Контроль за доставкой, сроки, стоимость.
• Корпоративная мобильная связь работа через личный кабинет. Стоимость, тарифы, контроль и оптимизация расходов внесение/удаление номеров
• Работа с оргтехникой. Поддержание оргтехники в рабочем состоянии.

ДОКУМЕНТООБОРОТ:

• Ведение внутреннего документооборота. Ведение реестра. Сканирование и копирование документов.
• Оформление виз, заказ авиа-, железнодорожных билетов, отелей и т.д.
• Помощь непосредственному руководителю.

Требования:

• Представительный вид. Основы делопроизводства, деловой этикет, ПК - уверенный пользователь (офисные программы, интернет), знание оргтехники.
• Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач; четко и быстро выполнять поручения. Умение работать в режиме многозадачности
• Ответственность, внимательность, проявление инициативы;
• Доброжелательность и умение работать в коллективе.

Условия:

• Работа в стабильной компании. Возможность карьерного роста.
• Расположение офиса - м. Отрадное (7 мин пешком от метро) в новом бизнес центре.
• Полный рабочий день на территории работодателя
• Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00
• Оформление по ТК.