Офис-менеджер (Администратор)

Компания ЗАО «Фирма Техника» (проектирование, строительство, реконструкция и техническое обслуживание инженерных систем производственных предприятий, зданий и сооружений городской инфраструктуры)

в связи с организационными изменениями ищет в команду офис-менеджера, способного эффективно планировать и координировать жизнедеятельность офиса в условиях активного роста компании и динамичной среды.

Обязанности:

• Постановка системы и Ведение делопроизводства в компании: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, сканирование передача документов ответственным лицам, архивирование, оформление курьерских/почтовых отправлений (отправление и получение корреспонденции на почте и через курьерские службы);
• Прием и распределение и обработка входящих звонков и обращений по отделам компании;
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса - 50+ человек (заказ воды, канцелярии, продуктов питания, мебели и пр.), в т.ч. хозяйственное обеспечение строительных объектов;
• Контроль чистоты и порядка в офисе, местах общего пользования (кухни), в т.ч. курирование ремонта офиса и техники, уход за растениями, учет и хранение оборудования (через взаимодействие с клинингом и эксплуатацией БЦ);
• Организация и контроль работы сторонних подрядчиков (клининг, технический персонал, арендаторы);
• Работа с первичной документацией (акты, счета, счет-фактуры – сканирование, загрузка в программу 1С); Контроль оплаты счетов по своей зоне ответственности;
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (заказ мебели, техники, канцелярии);
• Организация приема посетителей: оформление заявок на пропуска в офис (люди и автотранспорт);
• Помощь в организации и проведении корпоративных мероприятий совместно с отделом персонала;
• Travel-сопровождение (бронирование ж/д и авиабилетов, трансфер, отели) - редко;
• Выполнение поручений генерального директора.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в должности администратор офиса/офис-менеджер от 1 года;
• Опыт работы офис-менеджером/администратором в строительной компании будет преимуществом;
• Опыт работы с первыми лицами компании;
• Готовность работать в динамичной среде развивающейся компании;
• Желание и умение заботиться о коллегах и комфорте в офисе;
• Умение работать с ПК и оргтехникой;
• Хороший уровень знания офисных программ;
• Умение работать в режиме многозадачности, высокий уровень самоорганизации и стрессоустойчивости.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Конкурентоспособная заработная плата;
• Полис ДМС после испытательного срока;
• Работа в дружном и профессиональном коллективе;
• Возможность карьерного и профессионального роста;
• Рабочий день с 9 до 18 ч.;
• Комфортный офис на Васильевском острове; 10 минут пешком от м.Горный институт;
• Своя кухня, кофе, чай, вода, конфеты;
• Корпоративные мероприятия, в т.ч. новогодние подарки детям работников.