Подушкинское шоссе 16Б
Функционал администратора футбольной школы
Администратор обеспечивает бесперебойную работу школы, взаимодействуя с клиентами, тренерами, родителями и партнёрами. Его ключевые задачи включают:
✔️ 1. Управление клиентским сервисом
- Обработка заявок:
- Приём входящих заявок через сайт, соцсети, телефонные звонки.
- Внесение данных в CRM-систему, распределение клиентов по группам.
- Работа с родителями:
- Консультации по программам, стоимости, расписанию.
- Информирование о сборах, турнирах (включая поездки в Сочи) через email, SMS, мессенджеры.
- Контроль оплат:
- Формирование счетов, напоминание о просрочках, ведение финансовой отчётности в CRM.
- Решение нестандартных запросов: Возвраты, заморозка абонементов, перевод между группами.
✔️ 2. Документооборот и отчётность
- Ведение CRM:
- Актуализация данных клиентов (контакты, медицинские справки, договоры).
- Отслеживание истории взаимодействий, фиксация жалоб и пожеланий.
- Административные документы:
- Подготовка отчётов по посещаемости, финансовым поступлениям, динамике набора групп.
- Архивация: Хранение договоров, актов выполненных работ, документов на выездные мероприятия.
✔️ 3. Организация логистики и снабжения
- Заказ формы:
- Согласование дизайна с руководством, сбор размеров у детей, работа с поставщиками.
- Контроль доставки, выдача экипировки, решение вопросов с браком.
- Офисные задачи:
- Пополнение запасов канцелярии, обслуживание оргтехники (принтер, рабочий ноутбук).
✔️ 4. Поддержка тренировочного процесса
- Расписание:
- Корректировка графика тренировок (18:00–21:00 ежедневно) и игр на выходных.
- Уведомление тренеров и родителей о переносах или отменах.
- Работа с тренерами:
- Обеспечение их необходимыми материалами (бланки упражнений, отчёты).
- Передача информации от родителей (например, о пропусках по болезни).
✔️ 5. Организация мероприятий
- Выезды на сборы и турниры:
- Бронирование билетов, гостиниц, трансферов для детей и тренеров.
- Подготовка списков участников, согласование документов с родителями (доверенности, страховки).
- Локальные события:
- Помощь в проведении открытых тренировок, праздников, награждений.
- Заказ атрибутики (медали, грамоты, баннеры).
✔️ 6. Взаимодействие с внешними партнёрами
- Работа с поставщиками:
- Поиск выгодных условий на экипировку, инвентарь, полиграфию.
- Контроль сроков и качества поставок.
- Координация с манежем:
- Решение вопросов по аренде поля
✔️ Ключевые показатели успеха:
- Отсутствие ошибок в документах и CRM.
- Своевременное выполнение запросов родителей.
- 100% обеспеченность тренеров и детей необходимыми ресурсами.
- Рост конверсии заявок в оплаты.
Администратор — это «лицо» школы, от которого зависят лояльность клиентов, чёткость процессов и репутация организации.
