Специалист службы протокола/делопроизводитель/бизнес-ассистент руководителя

Ключевые задачи :

• Полное обеспечение компании в вопросах делопроизводства и документооборота, сопровождение деятельности руководства на предприятии, связанной с документированием бизнес-процессов: включая совещания и встречи с контрагентами (протоколирование (оформление хода и результатов) корпоративных совещаний, встреч, переговоров руководства), подготовка проектов и создание локальной распорядительной документации, согласно принятым решения и поставленным задачам руководства (письма, приказы, отчеты, распоряжения, поручения и др.)

• Ведение протоколов в кратной и полной форме, согласование с ответственными лицами, представление на утверждение, регистрирование, ознакомление с протоколами участников встреч, переговоров, совещаний и иных заинтересованных лиц
• Реализация технических моментов документооборота: расшифровка стенограмм и аудиозаписей встреч, переговоров, совещаний; работа с текстами: преобразование стенограмм в тексты и др.; ведение работы в корпоративных СЭД (системах электронного документооборота), включая программы «Первая форма», «1С: Документооборот»: регистрация, постановка, создание документации, контроль исполнения задач
• Ведение делопроизводства по вх. и исх. документации компании, в том числе получение и учет, регистрация поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и документации
• Систематизация, хранение, учет, контроль документов текущего архива компании, упорядочивание входящей документации

Обязанности:

• Организация корпоративных совещаний, встреч, переговоров в оффлайн / онлайн форматах: подготовка, рассылка повесток и материалов участникам, уведомление участников, обеспечение присутствия участников и пр.; составление графика совещаний и встреч, его актуализация

• Сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов согласно поставленным задачам
• Ведение деловой переписки с контрагентами, согласно поставленным задачам
• Осуществление своевременного контроля исполнения поручений руководителя ответственными лицами в полном объеме, с предоставлением «обратной связи» руководителю, включая контроль (за сроками) исполнения документов текущего делопроизводства: приказов, решений протоколов, распоряжений, указаний, поручений и др. по средствам:

• Постановки документов на контроль в СЭД
• Проверка своевременности доведения документов до ответственных исполнителей, в том числе под роспись
• Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
• Снятие документов с контроля
• Учет и обобщение хода результатов исполнения документов
• Своевременное информирование руководителя об исполнительской дисциплине

• Выполнение отдельных служебных поручений руководителя
• Внедрение в компании СЭД
• Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов в СЭД 1С: Документооборота
• Подготовка проектов организационно-распорядительной документации, запросов, писем и ответов на обращения
• Контроль за сроками исполнения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов, протоколов и распоряжений, поручений, задач руководства предприятия
• Отправка корреспонденции по адресатам, исполнителям
• Систематизирование, хранение, учет, контроль документов текущего архива

Требования :

• Высшее образование
• Профильный опыт работы: делопроизводство
• Опыт работы в крупных компаниях или холдингах от 3 лет технической направленности (желательно)
• Навыки общения с топ-менеджментом и высшим руководством компании
• Знание и опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД)
• Знание делопроизводства и опыт ведение документооборота
• Навыки самостоятельной подготовки организационно-распорядительной, аналитической, нормативно-методической документации
• Опыт ведения протоколов совещаний в краткой и полной форме, умение анализировать информацию, выделять главное, четко формулировать свои мысли
• Навыки реферирования и редактирования текстов
• Знание и опыт стенографии (желательно)
• Опыт работы по расшифровке аудиозаписей
• Быстрый и оперативный набор текста (высокая скорость печати / «Слепой» метод печати (не менее 180 ударов в минуту) (желательно)
• Навыки делового письма
• Высокая грамотность устной и письменной речи русского языка
• Уверенный пользователь ПК, знание пакета Microsoft Office (в том числе Word, Excel Microsoft Outlook) других программных продуктов (Adobe Reader, Internet и т.д.)
• Знание офисной орг. техники
• Умение работать в режиме многозадачности
• Умение работать с большим объемом информации
• Способность структурировать информацию
• Умение расставлять приоритеты, оперативность и целеустремленность в работе
• Умение работать в команде
• Стрессоустойчивость
• Ответственность, исполнительность, аккуратность, внимательность
• Коммуникабельность, доброжелательность

Ключевые навыки :

• Делопроизводство
• Протоколирование
• Документооборот (Бумажный + СЭД)
• Деловое письмо
• Контроль исполнения
• Высокая грамотность устной и письменной речи
• Орг. техника, ПК, знание офисных программных продуктов

Условия:

• Место работы в шаговой доступности от ст.м. Воробьевы Горы (10-15 мин)
• Москва, Лужнецкая набережная, 2/4 с4, Бизнес-центр «Арт-Плаза»
• График работы 5/2, 09:30 -18:30
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ
• Испытательный срок: 3 месяца
• Соц.пакет согласно ТК РФ (отпуск, больничный)