Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение сотрудников офиса, обособленных подразделений, филиалов необходимыми для работы инструментами (канцелярские товары, бумага, визитки, брендированые конверты, хозяйственные товары, медицинские товары, бытовая техника и мебель, жалюзи, снековая продукция, питьевая вода)

• Заказ необходимых товаров и услуг согласно плану поставок и бюджету по заявкам на товары и услуги, ведение учета поступления, хранения и выдачи ТМЦ

• Работа с финансовыми документами по договорам группы: проверка и маршрутизация в Контур.Диадок финансовых документов по направлению деятельности группы, своевременное заведение счетов в УПП:1С в оплату согласно графику оплат, проверка и передача закрывающих документов по маршруту согласования, взаимодействие с бухгалтерией

• Сопровождение договоров по всем статьям бюджета расходов на аренду и содержание офисов в офисе СПб, обособленных подразделений, филиалов, контроль сроков действия договоров, заведение на согласование спецификаций к поставкам, взаимодействие с контрагентами по договорам группы

• Сопровождение договоров субаренды офисных помещений (контроль сроков действия, внесение изменений условий, подготовка соглашений о пролонгации/расторжении)

• Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат

• Ведение работы в части обслуживания помещений офиса: осмотр и контроль за состоянием помещений (чистота, освещенность, отсутствие неисправностей), контроль за наполнением переговорной (канцелярия, питьевая вода), контроль за состоянием складского помещения и хранения ТМЦ, контроль чистоты в комнате приема пищи (контроль своевременной чистки и дезинфекции холодильника, микроволновок, кофемашины), организация работ по сервисному обслуживанию кондиционеров и кулеров

• Координирование работы уборщицы и рабочего специалиста

• Взаимодействие с арендодателем: принятие заявок от сотрудников на мелкий ремонт, сантехнику, электрику, уборку и передачу их диспетчерской службе БЦ

• Составление и передача деловых писем арендодателю (пропуск автомобилей, парковка, пользование лифтом, ввоз/вывоз ТМЦ с/на территории/ю БЦ)

• Обеспечение контроля за дебиторской задолженностью по договорам группы, подготовка плана ДДС по расходам (еженедельно, ежемесячно), участие в планировании бюджета на следующий календарный год

• Организация рабочих мест при выходе нового сотрудника, переездах персонала

• Участие в инвентаризациях офисов, утилизации документации и ТМЦ

Требования:

• Релевантный опыт работы
• Умение работать с документооборотом
• Готовность курировать несколько юридических лиц

Условия:

• Офисный график работы 5/2
• Работа в крупной, устойчивой к изменениями рынка компании
• ДМС после испытательного срока
• Ежеквартальные премии
• Возможность развития и обучения в периметре компании
• Развитая корпоративная культура
• Срочный трудовой договор на время отсутствия основного сотрудника с возможностью остаться в периметре компании