Специалист делопроизводства и организационного обеспечения

Что надо будет делать:

• Осуществлять регистрацию входящей корреспонденции Банка в установленные сроки в ПМ "Регистрация", поступающую посредством почты Россия в бумажном виде (до 180 штук в день).
• Определять ответственных исполнителей по типовым видами документов.
  Осуществлять регистрацию исходящих писем в период отсутствия основного сотрудника.
• Осуществлять кросс-функционал по замещению внутри отдела делопроизводителя в части обработки (прием всех писем, определение по ответственным подразделениям, отправка писем) следующих электронных личных кабинетов:
  - Центрального Банка РФ;
  - Федеральной налоговой службы РФ;
  - Финансового омбудсмена МФК ОТП Финанс и ГО Банка.
• Осуществлять подготовку описей дел постоянного хранения.
• Осуществлять сдачу дел с законченным делопроизводством на архивное хранение.
• Разбор и сортировка оригиналов входящих документов, поиск входящего документа в ПМ "Регистрация", проставление входящего номера на документе, распределение по индексам, отражение в карточке входящего документа передачу бумажного экземпляра ответственному исполнителю по документу, оформлять передачу документов посредством оформления заявки в базе «Доставка документов», отражать информацию о получении всех оригиналов в заявке, по которой получены документы в базе "Доставка документов".
• Формировать дела, формирующиеся в делопроизводстве Отдела.
• Осуществлять ежедневно учет количества обработанных документов.
• Осуществлять справочно-информационное обслуживание сотрудников Банка по группам документом, формирующихся в делопроизводстве Отдела.
• Консультировать сотрудников Банка по формированию, учету, хранению и обеспечению использования дел в процессе делопроизводства, а также законченных делопроизводством, подготовке дел к сдаче в архив Банка.
• Осуществлять сбор сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематически информировать руководство по этим вопросам.
• Своевременно доводить до сведения Начальника Отдела информацию обо всех нарушениях законодательства РФ, нормативных актов Банка России, учредительных и внутренних документов Банка, случаях злоупотреблений, несоблюдения норм профессиональной этики.
• Предоставлять своевременную и полную информацию для осуществления процедур и правил внутреннего контроля, установленных нормами действующего законодательства, внутренними и учредительными документами Банка, коллегиальными органами Банка.
• Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Банка в целях реализации своих функций.

​​​​​​​Кого мы ищем:

• Ответственность, организованность, пунктуальность, коммуникабельность, исполнительность, внимательность.
• Опыт работы с документами от 1 до 3 лет.
• Уверенный пользователь ПК.
• Образование высшее (Гуманитарное).
  .