Специалист в отдел подготовки проектной документации

Обязанности:

• Прием и обработка заявок на организацию командировок сотрудников (обучение, вахта, производственные командировки);

• Бронирование отелей, заказ авиа и ж/д билетов, трансфер, организация размещения на объектах Заказчика;

• Взаимодействие с контрагентами и Заказчиком в рамках заявок на командировку;

• Подготовка и согласование необходимых документов/пропусков/разрешений в рамках организации командировок;
• Административная поддержка проектного офиса (подготовка писем, презентаций, отчетов, передача документов контрагентам/Заказчику, обработка запросов от подрядчиков);
• Ведение протоколов производственных совещаний;
• Подготовка, проверка и учет бухгалтерской документации по блоку командировок, участие в закупочной деятельности по блоку командировок при необходимости;
• Участие в организации процессов по снабжению офиса (хозтовары, канцелярия, продукты, СИЗ и пр.). Участие в подготовке закупочной документации по административно-хозяйственному блоку;
• Обработка и отправка документов (курьером, заказной, экспресс-почтой);
• Замещение основного сотрудника в приемной генерального директора (ведение делопроизводства Общества и обеспечение деятельности руководителя).

Требования:

• Среднее специальное, высшее, неоконченное высшее образование.
• Опыт работы от 1 года в аналогичной должности.
• Знание требований законодательства в области документооборота и документационного обеспечения управления, архивного дела.
• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Высокий уровень ответственности, пунктуальность, внимательность к деталям, высокая исполнительская дисциплина, перфекционизм, строгое соблюдение дедлайнов.
• Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
• Владение оргтехникой, офисными программами и инструментами для планирования.
• Уверенный пользователь ПК: MS Office, MS Excel.
• Аналитические способности: умение систематизировать, структурировать и работать с большими объемами информации.
• Опыт работы в системах электронного документооборота, предпочтительно - Directum.
• Грамотная письменная и устная речь, ведение деловой переписки и составления проектов организационно-распорядительных документов, протоколов, шаблонов документов.

Условия:

• Срочный трудовой договор на 1 календарный год с последующим продлением;
• График работы 5/2;
• Пакет ДМС;
• 44 дня оплачиваемого отпуска;
• Оплата проезда для сотрудника и иждивенцев по РФ и зарубеж к месту отдыха один раз в год;
• Оплата абонемента в бассейн Аквасити/Волна (8 занятий)