Офис-менеджер в инвестиционной компании

Описание роли:
Офис-менеджер — это ключевой сотрудник, отвечающий за координацию офисных процессов, поддержание комфортной рабочей среды и эффективное взаимодействие с сотрудниками и посетителями. В нашей инвестиционной компании офис-менеджер будет обеспечивать бесперебойную работу офиса, оказывать административную поддержку руководству и команде, а также следить за деловой коммуникацией на высоком уровне.

• Административная поддержка руководителя: ведение расписания и календаря встреч Генерального директора, организация совещаний и деловых встреч (оповещение участников, подготовка переговорных). По поручению руководства – подготовка необходимых документов, писем и других материалов.
• Делопроизводство и документооборот: приём поступающей на имя руководства корреспонденции и её регистрация, передача в соответствующие подразделения или исполнителям; ведение журнала учета входящей и исходящей корреспонденции; формирование и ведение архива документов (скан-копий и оригиналов)[4]. Обработка исходящих документов (составление писем, приказов, запросов) по указанию руководства.
• Организация встреч и мероприятий: планирование и организационное сопровождение внутренних собраний, заседаний и корпоративных мероприятий (бронирование переговорных, подготовка необходимых материалов и техники). При необходимости – помощь в организации командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц).
• Работа с почтой и курьерскими службами: взаимодействие с Почтой России (отправка и получение корреспонденции) и координация работы курьера (заказ курьерской доставки, учет отправленных документов). Контроль своевременного отправления/получения документов и посылок.
• Материально-техническое обеспечение офиса: заказ необходимых канцелярских принадлежностей, расходных материалов и хозяйственных товаров для офиса; заказ питьевой воды, кофе, чай. Организация приема и выдачи этих товаров сотрудникам, контроль достаточного запаса.
• Прием посетителей: организация рецепции офиса – встреча гостей, оформление пропусков при входе, сопровождение посетителей в переговорные комнаты. Обеспечение гостеприимства: предложение гостям напитков (чай/кофе) и информирование сотрудников о прибытии посетителей.
• Телефонные звонки и коммуникации: прием и оперативное распределение входящих телефонных звонков (мини-АТС), навигация звонков внутри офиса. При необходимости – организация телефонных переговоров и конференц-звонков для руководства.
• Контроль порядка и инфраструктуры: мониторинг чистоты и порядка в офисных помещениях (рабочая зона, переговорные, ресепшен) и взаимодействие с клининговым персоналом при необходимости (заказ внеочередной уборки). Контроль исправности офисного оборудования (оргтехника, освещение, кулеры и т.д.).
• Прочие функции: выполнение отдельных поручений руководства, связанных с административной поддержкой офиса (подготовка презентаций, сбор информации, помощь другим отделам). Поддержание позитивного имиджа компании при внешних контактах (по телефону и при личных встречах).

• Опыт работы: успешный опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя) не менее 1 года. Навыки самостоятельного ведения офисных процессов и поддержания документооборота.
• Образование и навыки: высшее или среднее специальное образование; уверенное владение ПК и офисным программным обеспечением (Microsoft Office), умение работать с офисной оргтехникой. Базовые знания делопроизводства и деловой переписки будут преимуществом.
• Коммуникации: грамотная устная и письменная речь, знание норм делового общения и этикета. Умение профессионально общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками, в том числе по телефону и электронной почте.
• Личные качества: высокая ответственность и организованность, внимательность к деталям, вежливость в общении. Презентабельный внешний вид, аккуратность и доброжелательность обязательны для успешного взаимодействия с гостями компании. Стрессоустойчивость, исполнительность и желание учиться новому приветствуются.
• Иностранный язык: знание английского языка (разговорного и письменного) будет плюсом при отборе кандидатов, но не является обязательным требованием.

• Зарплатa: по итогам собеседования.
• Оформление: официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого рабочего дня, полный социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные).
• График и место работы: полный рабочий день, 5/2 (понедельник–пятница, с 9:30 до 18:30). Офис компании расположен на м. Аэропорт БЦ Skylight (шаговая доступность от метро, около 7 мин), современно оборудован для комфортной работы.
• Корпоративная культура: работа в современной инвестиционной компании с профессиональной командой. Дружный молодой коллектив, поддержка наставников в период адаптации. Проводятся корпоративные мероприятия, тимбилдинги и тренинги для сотрудников. Перспективы карьерного и профессионального роста в компании для успешного сотрудника.

Если вы соответствуете указанным требованиям и готовы обеспечить высокий уровень организации офисной работы, будем рады рассмотреть ваш отклик на вакансию Office Manager. Это отличный шанс проявить себя в стабильной инвестиционной компании и получить ценнейший опыт в сфере административного управления офисом. Ждем ваше резюме!