Помощник руководителя

Обязанности:

• Планирование рабочего дня и графика на неделю;
• Информирование и напоминание о важных мероприятиях и датах;
• Обеспечение подготовки мероприятий и встреч, подготовка необходимых материалов, информирование участников;
• Контроль исполнения обозначенных руководителем поручений, этапов реализации приоритетных проектов;
• Анализ входящей корреспонденции, включая электронную почту с маркировкой приоритетных документов;
• Составление писем, тезисов, текстов поздравлений;
• Прием предложений и обращений сотрудников с целью их структуризации с последующим докладом руководителю для принятия решения о рассмотрении;
• Проведение встреч и телефонных переговоров по поручению руководителя;
• Ведение контрольно-регистрационной базы о контрольных поручениях (пациентах);
• Организация эффективного делопроизводства и документооборота (подготовка, оформление, обработка и хранение документов) входящего, исходящего, внутреннего потоков (письма, приказы, распоряжения, доверенности, служебные записки в бумажном и в электронном виде и т.д.);
• Составление номенклатуры дел;
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя;
• Ведение электронной базы документов;
• Работа с офисной техникой, копирование, брошюрование документов, сканирование, размещение скан-копий на информационном ресурсе, оформление электронных образцов;
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации;
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации, подготовка презентаций и сводных отчетов;
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства;
• Подготовка организационно распорядительных документов;
• Работа в системе электронного документооборота Правительства Москвы;
• Регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;
• Оформление доступов к информационным системам сотрудникам.

Требования:

• Высокий уровень владения МосЭдо (Обязательно);
• Высшее образование;
• Опыт работы от 1 года;
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, OutLook, PowerPoint и т.д.);
• Успешный опыт автоматизации рабочих процессов;
• Высокий уровень знаний нормативных актов, ГОСТов, номенклатуры дел по ведению архива.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2, с 9:00 ч. до 17:45 ч.;
• Офис в центре Москвы.