Бизнес-ассистент операционного департамента

ООО "Подводные технологии и ремонт - Центр передового опыта" - оперативный инжиниринговый Центр, оказывающий комплекс услуг в области управления целостностью морской газотранспортной инфраструктуры, приглашает в свою команду Бизнес-ассистента операционного департамента

Основные обязанности:

• Организация и подготовка заседаний и совещаний для работников операционного департамента, включая телефонные переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня);
• Подготовка различных материалов и информации для Непосредственного руководителя, включая аналитические, информационные, справочные и иные материалы, отчеты и презентации;
• Обработка поступающих документов для Непосредственного руководителя. При необходимости проводится проверка правильности оформления, редактирование таблиц, справок и другой документации;
• Организация взаимодействия между различными структурными подразделениями Общества по вопросам документооборота и обеспечивает согласованность действий;
• Подготовка заявок на закупку для нужд операционного департамента;
• Ведение документации по проектам, включая оформление и согласование протоколов совещаний, отчетов о ходе выполнения работ и внесение изменений в проектную документацию;
• Мониторинг и анализ результатов проектов, оценка их эффективности, выявление причин отклонений от плана и разработка предложений по улучшению процессов;
• Документационное, аналитическое и информационно-справочное сопровождение Непосредственного руководителя;
• Взаимодействие с Руководителями проектов Центра для координации всех проектных работ с заказчиком и подрядчиком;
• Участие в совещаниях по действующим и перспективным проектам Центра;
• Планирование работ по проекту, составление «дорожных карт», графиков реализации и планов проектов совместно с Руководителем проекта;
• Выполнение иных поручений Непосредственного руководителя и Генерального директора;
• Бронирование переговорных комнат для нужд операционного департамента;
• Организация служебных командировок, встреч, совещаний и переговоров с контрагентами для работников операционного департамента.

Требования:

• Опыт работы бизнес-ассистентом или администратором/координатором проектов от 3-х лет;
• Опыт подготовки и ведения документации: составление отчетов, протоколов встреч, писем, презентации;
• Профессиональное владение Microsoft Office;
• Опыт работы и уверенное владение системой электронного документооборота (опыт работы в системе Directum RX будет преимуществом);
• Развитый навык деловой переписки;
• Отличное знание норм русского языка и правил делопроизводства;
• Знание английского языка будет преимуществом.

Мы предлагаем:

• Комфортные, современно оснащенные рабочие места в офисе на Аптекарской набережной в пешей доступности от м. Петроградская;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• Рабочий день с 9.00 до 18.00, по пятницам до 16.45;
• Добровольное медицинское страхование со стоматологией после испытательного срока (сотрудник + 1 член семьи);
• Корпоративную мобильную связь;
• Премии за высокие показатели в работе;
• Возможности профессионального обучения за счет компании.