Личный помощник (Ассистент) руководителя

Срочно ищем ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО Личного помощника - Ассистента с опытом аналогичной работы к первому лицу компании.

Компания является дистрибьютором лабораторного оборудования, реагентов и расходных материалов. Работает с больницами, поликлиниками и лабораториями в Москве и Московской области.

Просьба внимательно читать требования, перед откликом на вакансию.

Обязанности:

Административные
• организация работы офиса: заказ канцелярских принадлежностей, создание комфортных условий на рабочем месте;
• координация работы команды: приём и распределение входящей корреспонденции, организация внутренней коммуникации;
• организация поездок: бронирование билетов, организация бронирования отелей, подготовка документов для поездок и составление маршрутов;
• приём посетителей: оказание офисного гостеприимства посетителям приёмной руководителя, координация приёма гостей, коллег и партнёров руководителем;

Коммуникационные
• письменные и устные коммуникации: фильтрация сообщений электронной почты, ответы на телефонные звонки, ведение деловой переписки, в том числе — от лица руководителя;
• взаимодействие с партнёрами и клиентами: установление эффективных контактов как внутри компании, так и за её пределами;
• поддержка в решении оперативных вопросов: быстрое реагирование на экстренные ситуации и обеспечение постоянной информационной поддержки;

Документальные
• подготовка отчётов и презентаций: создание и оформление документов, отчётов и презентаций, необходимых для принятия управленческих решений;
• контроль за документооборотом: обеспечение своевременного выполнения поручений, редактирование документов и проверка сроков исполнения задач;
• подготовка заседаний и совещаний: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация;
• ведение контрольно-регистрационной картотеки по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям руководителя;

Поддержка руководителя
• участие в управлении проектами: контроль за выполнением задач и соблюдением сроков;
• поддержка в принятии решений: предоставление информации и рекомендаций по различным вопросам, инициативность (не только выполнение поставленных задач);
• решение личных и бытовых вопросов руководителя (в рамках договорённости)

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт работы личным помощником/ассистентом руководителя от 2-х лет;
• Опыт работы в сфере дистрибуции медицинских изделий или в фарм компаниях будет являться преимуществом;
• Английский язык - не ниже уровня С1;
• Знание специальных программ: Microsoft Office, Microsoft Outlook, 1C КА (базовый уровень), Битрикс24, Яндекс.Телемост, Teams;
• Высокий уровень исполнительности и ответственности;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Коммуникабельность;
• Знание норм этикета на уровне первых лиц компании;
• Умение работать в команде.

Условия:

• Официальное трудоустройство с первого дня в полном соответствии с ТК РФ;
• Пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00, желательно быть на связи с руководителем в остальное время по рабочим вопросам;
• Характер работы: в основном офис (м. Нахимовский проспект), иногда возможны поездки на встречи, редко командировки;
• Компенсация питания (400 руб/день);
• Дружный стабильный коллектив;
• Разнообразные корпоративные мероприятия с командой за счет компании.