Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• проверка электронной почты
• мгновенная первичная обработка входящих обращений клиентов
• работа с электронной почтой
• работа с клиентами в CRM
• составление оформление документов Word, Exсel, PDF, презентации, коммерческие предложения, спецификации на дома,
• координация архитекторов
• организация ВКС
• ведение календаря занятости
• сверка задач и календаря 4 раза в день
• покупка билетов
• бронирование гостиниц
• выполнение мелких поручений

Требования:

• продвинутый пользователь ПК

• 1. Офисные программы и документооборот

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и PDF-редакторами.
• Создание, форматирование и компоновка деловых документов, КП, актов, договоров.
• Использование шаблонов и автоматических полей (даты, формулы, расчёты).
• Объединение документов в единый пакет, архивирование, структурирование файлов.

• 2. Облачные системы и цифровая организация

• Владение Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Forms, Calendar).
• Организация доступа, структурирование папок, версионность документов.
• Работа с Dropbox, Яндекс.Диск, Notion, OneDrive.
• Настройка синхронизации и резервного копирования.

• 3. Электронный документооборот (ЭДО)

• Работа с Диадок, Контур, 1С-Документооборот.
• Создание и отправка счетов, актов, договоров.
• Работа с ЭЦП (подпись, проверка, шифрование).
• Подготовка документов для юридического оформления и нотариальных действий.

• 4. Коммуникации и планирование

• Работа с почтой (Gmail, Outlook): фильтры, подписи, шаблоны.
• Организация календарей руководителя, планирование встреч (Google/Outlook Calendar).
• Работа в CRM (Bitrix24): фиксация контактов и задач.
• Управление задачами в Trello, ClickUp, Notion, Asana.

• 5. Интернет-инструменты и аналитика

• Навыки поиска информации в Google, Яндекс, публичных базах данных.
• Проверка контрагентов, анализ компаний (SPARK, СБИС, Росстат).
• Работа с таблицами данных, импорт/экспорт CSV и Excel.
• Анализ KPI по сделкам, выручке, эффективности.

• 6. Медиа и визуальные инструменты

• Работа с Figma, PowerPoint — создание презентаций и инфографики.
• Базовая обработка изображений, вставка логотипов и подписей.
• Создание коммерческих предложений и медиапакетов в PDF.

• 7. Техническая грамотность и безопасность

• Знание принципов защиты данных (пароли, двухфакторная аутентификация, VPN).
• Организация резервного копирования и облачного хранения.
• Настройка корпоративной почты и домена.
• Базовые навыки работы с техникой и ПО: принтеры, сканеры, удалённые подключения.

• 8. Автоматизация и искусственный интеллект

• Использование ChatGPT, Notion AI, Zapier, Make (Integromat).
• Автоматизация повторяющихся задач: напоминания, шаблонные письма, формы.
• Работа с шаблонами брифов, анкет и отчётов.

• 9. Примеры задач

• Подготовить комплект документов на сделку и отправить через ЭДО.
• Сделать смету и КП в Excel и PDF.
• Настроить календарь встреч с напоминаниями и ссылками.
• Создать презентацию для клиента в Canva или PowerPoint.
• Вести отчёт по клиентам и продажам в CRM.
• Контролировать дедлайны и уведомлять участников о сроках.
• Составить отчёт по командировке с чеками и оплатами.
  

Условия:

• условия на собеседовании