Помощник руководителя с функциями офис менеджера

В крупную Группу Компаний Магистраль, работающую по гос контрактам Фонда Реновации г. Москвы, требуется Помощник руководителя с функциями офис менеджера.

Обязанности:

1. Планирование и координация рабочего графика руководителя.
2. Организация и подготовка деловых встреч, совещаний и мероприятий.
3. Обеспечение связи между руководителем и сотрудниками или внешними партнерами.
4. Выполнение дополнительных поручений, связанных с деятельностью руководителя.
5. Организация совещаний и ведение протоколов, заказ пропусков
6. Типография (визитки, блокноты, ручки, стаканы, пакеты)
7. Подарки сотрудникам и партнерам
8. Помощь в организации корпоративных мероприятий
- Планирование мероприятия: выбор даты, времени, места и формата.
- Координация с поставщиками услуг (кейтеринг, техника, декор и т.д.).
- Подготовка и рассылка приглашений участникам.
- Контроль выполнения всех этапов подготовки и проведения мероприятия.
9. Планирование и ввод бюджета в 1С для ген. Директора (Плеханова Б.А.)
10. Работа в 1С (подача заявок на заключение договоров, создание Служебных записок, приказов, ответы на письма Фонда Реновации)
11. Организация работы СКУД и FACE ID – контроль в согласовании договорной документации (Договора, спецификации, доп. соглашения/ Информирование ФР по организации данных работ)
- Обеспечение согласования условий с руководством и юридическим отделом.
- Контроль за соблюдением внутренних процедур согласования.
- Ведение учета и документации по процессу согласования.
- Взаимодействие с контрагентами по вопросам уточнения и согласования условий.
- Обеспечение своевременного подписания и выполнения договорных обязательств.
- Контроль за внесением изменений и дополнений к договорам и спецификациям.
- Ведение учета платежей и контроль их исполнения.
- Взаимодействие с финансовым отделом для уточнения статуса оплат.
- Обеспечение своевременной передачи денежных средств в соответствии с графиками платежей.
- Выявление и урегулирование случаев просрочки платежей.
- Анализ причин задержек и предложение мер по их устранению.

Требования:

• Высшее образование;
• Знание 1С;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Ответственность, исполнительность, результативность, коммуникабельность и активность, тактичность;
• Организованность, стрессоустойчивость, (интенсивность труда в режиме многозадачности);
• Аккуратность (грамотное и аккуратное оформление документов);
• Вежливость (дружелюбное общение с коллективом/клиентами/партнерами).

Условия:

• Офис м. Шаболовская, Ленинский проспект 19, стр 1;
• График 5/2 с 9:00 до 18:00, пятница- сокращенный рабочий день до 16:45;
• Официальное оформление с первого рабочего дня;
• Белая заработная плата без задержек 2 раза в месяц (без задержек);
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с каждым кандидатом.