Офис-менеджер / Помощник руководителя

Наша ИТ-компания является производителем уникального российского программного обеспечения, специализирующийся в области закупочной деятельности и финансовых технологий, нацеленный на реализацию программы импортозамещения. Все наши цифровые продукты имеют свидетельства о государственной регистрации программ для ЭВМ и включены в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Обязанности:

• Осуществлять техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.).

• Составлять авансовые и представительские отчеты руководителя.

• Регистрировать входящую и исходящую информацию.

• Вести протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний, архив переписки и пр.

• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в отсутствие руководителя полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.

• Печатать служебные материалы, необходимые для работы руководителя.

• Организация совещаний и их планирование по ходу выполнения проектов, ведение протоколов по проектам, контроль качества поставленных задач в рамках проекта.

• Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства.

• Обеспечивать офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей.

• Осуществлять прием и распределение телефонных звонков организации.

• Обеспечивать чистоту и порядок в офисе организации.

• Вести делопроизводство.

• Осуществлять не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.

• Контролировать доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

• Организовывать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Оформлять заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

• Координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

Требования:

• знание документооборота и делопроизводства
• владение офисной техникой и программами
• ответственность, внимательность к деталям
• дисциплинированность и пунктуальность
• инициативность приветствуется

Условия:

• оформление по трудовому договору
• работа в офисе в дружном коллективе
• наша вакансия может подойти также студентам, так как есть возможность во время работы, если все задачи будут выполнены, писать лекции, и готовиться к сессии.