Специалист по бизнес сопровождению

Обязанности:

• Календарное планирование (встречи, совещания, мероприятия);
• Организация встреч / совещаний:

1. бронирование переговорных,
2. организация удаленного подключения участников,
3. оформление пропусков в офис (для внешних участников),
4. оформление заявок на кофе-паузы,
5. подготовка повестки дня (для мероприятий);

• Организация служебных командировок:

1. заказ билетов, размещения, транспорта,
2. оформление авансовых отчетов по завершенным командировкам;

• Информирование Приемной ГД и др. заинтересованных лиц об отсутствии Руководителя (командировка, отпуск, больничный) с указанием сроков отсутствия и исполняющих обязанности.
• Входящая документация (распределение входящих док-в, назначенных к исполнению внутри подразделения);
• Исходящая и распорядительная документация:

1. подготовка исх. документов к подписанию (проверка оформления, грамматики, пунктуации),
2. передача всех исх. документов , подготавливаемых в курируемом подразделении, на согласование / подпись Руководителю,
3. оформление проектов распорядительных документов (по запросу Руководителя).

• Контроль исполнения поручений:

1. доведение распоряжений Руководителя до сведения работников структурных подразделений,
2. координация деятельности по исполнению поручений,
3. текущий мониторинг поручений, находящихся на исполнении в курируемом подразделении,
4. контроль исполнения поручений в установленный срок (в т.ч. соответствие направленного ответа исходному запросу).

• Обеспечение информационного взаимодействия Руководителя с подразделениями Общества:

1. координация информационных потоков;
2. контроль полноты и качества представляемых Руководителю материалов (в пределах компетенции).

Требования:

• Высшее профессиональное образование;
• Релевантный опыт работы от 3-х лет;
• Знание требований законодательных актов в области документационного обеспечения управления, защиты персональных данных, основ организации документооборота;
• Знание MS Windows, MS Office;
• Знание правил деловой переписки, цифрового и делового этикета;
• Грамотность (отличное знание русского языка);
• Хорошие коммуникативные навыки;
• Внимательность; аккуратность;

Условия:

• Срочный трудовой договор на агентство по ТК РФ;
• Компенсация питания 700 р. в день;
• Работа 100% в офисе, удобная локация м. Баррикадная, 5 минут от метро;
• Мероприятия для сотрудников.