Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Принимать поступающую документацию на рассмотрение руководителю. Распределять для использования в работе, подготовки ответа: по принадлежности или по резолюции руководителя структурным подразделениям/непосредственным исполнителям.
• Принимать документы на подпись руководителю, Проверять наличие необходимых согласующих лиц, сопроводительных документов для последующей передачи ее на подпись.
• Осуществлять подготовку и редактирование организационно-распорядительной документации (далее – ОРД) и локальные нормативные акты (далее – ЛНА), письма, проверять оформление документов в соответствии со стандартами делопроизводства и правилами русского языка.
• Заниматься подготовкой проектов докладов, отчетов, презентаций и других документов, необходимых для работы руководителя.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки передавать в архив, нести ответственность за оперативное хранение документов.
• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность поступающих документов.
• Заниматься подготовкой совещаний, собраний, переговоров (подборкой материалов, оповещением участников о месте и времени мероприятия, повестке дня, их регистрацией, контролем за соблюдением регламентов, ведением протоколов, оформлением результатов, последующим оповещением).
• Вести полную административную поддержку руководителя (обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе).
• Организовывать и координировать встречи руководителя, разрабатывать график рабочего дня руководителя.
• Организовывать встречи и прием посетителей в соответствии с ЛНА Филиала.
• Выполнять поручения и готовить отчеты по запросу руководителя Секретариата отдела по административным вопросам Макрорегиона.

Требования:

• Знать организацию делопроизводства, методы обработки корреспонденции.
• Уметь составлять номенклатуры дел, описи дел постоянного и временного хранения. Знать сроки и порядок сдачи дел в архив Общества.
• Понимать системы организации контроля исполнения документов;
  • порядок подготовки финансовых документов по инициации и закрытию мероприятий;
  • порядок организации служебных командировок сотрудников Общества;
  • правила работы с партнерами по бронированию билетов и отелей;
  • особенности бронирования отелей на территории РФ и за рубежом;
• порядок оформления и выписки/аннуляции/обмена ж/д и авиабилетов.

Условия:

• Заработная плата дважды в месяц (полугодовые премии).
• Оплачиваемые больничные и отпуска.
• Корпоративная программа обучения для всех сотрудников.
• Возможность карьерного роста и профессионального развития.
• Страхование от несчастных случаев и болезней для сотрудников и детей.
• Частичная компенсация путевок в санатории и детские лагеря.
• Подарки на праздники и новогодние подарки для детей.
• График работы: 5/2 с 09.00 до 17.15, пт.- с 09.00 до 15.45 (сб-вск выходные).

Станьте частью большой команды Почты России! Почта России. Объединяем людей.