Офис-менеджер/секретарь адвокатского бюро

Адвокатское бюро с 10-летней историей ищет в команду Офис-менеджера с функциями секретаря бюро.

Офис-менеджер является административным центром бюро. В небольшом коллективе (до 15 человек) эта работа подразумевает высокую степень многозадачности: от классического секретариата до обеспечения жизнедеятельности офиса и помощи юристам в неюридических вопросах.

Обязанности:

• Секретариат и коммуникация:

  прием и распределение звонков, работа с корреспонденцией (Почта России, EMS, курьерские службы), внесение записей в журналы входящей/исходящей документации, встреча гостей, предложение чая/кофе, создание комфортной атмосферы.

• Документооборот и делопроизводство: оформление документов (печать, сканирование, копирование процессуальных документов (исков, жалоб, ходатайств), договоров, доверенностей и счетов), регистрация договоров, архивное дело, отправка корреспонденции.

• Организационное обеспечение (хозяйственная деятельность):

  · Канцелярия: Контроль наличия бумаги, канцтоваров, картриджей для принтеров. Своевременный заказ и учет расходных материалов.

  · Хозяйственное обеспечение: Контроль исправности оргтехники (вызов инженера при поломках), взаимодействие с клининговой службой для поддержания чистоты.

  · Микроклимат: Обеспечение офиса водой, чаем/кофе, печеньем и прочими необходимыми для комфортной работы сотрудников мелочами).

• Помощь юристам и руководству: выполнение личных поручений, бронирование билетов и гостиниц для командировок сотрудников, заказ такси, поиск информации.

Требования к кандидату:

Высшее образование (юридическое будет преимуществом, но не обязательно; приветствуется знание основ делопроизводства)

Опыт работы в качестве офис-менеджера/секретаря от 5 лет, опыт в консалтинговой компании приветствуется

Технические навыки:

· Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel — обязательно), Google Docs/Яндекс.Документы

· Работа с оргтехникой (принтеры МФУ) — настройка, замена картриджей, устранение мелких замятий бумаги

· Грамотный устный и письменный русский язык

Знание английского языка приветствуется!

Личные качества:

· Стрессоустойчивость и тактичность

· Пунктуальность и ответственность

· Обучаемость и внимательность к деталям

· Дисциплинированность (рабочий день начинается вовремя, независимо от того, пришли адвокаты или нет).

Условия:

График работы с 10:00 до 19.00 с понедельника по пятницу.

Офис в центре Москвы: Б. Саввинский переулок (м. Киевская).

Оформление согласно ТК РФ.

Испытательный срок 3 месяца.

Работа в команде профессионалов, дружелюбная атмосфера.