Личный помощник генерального директора

Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Личного помощника генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).

Основные задачи:

Организационно-административные функции:

• Trevel-поддержка (заказ билетов, гостиниц, виз, страховок, подготовка командировочного удостоверения, оформление расходов);
• Организация мероприятий: совещания, бизнес-ланчи, переговоры с партнерами (бронирование ресторанов, трансферов, оформление пропусков, заказ обедов);
• Хозяйственные вопросы: обеспечение офиса ГД всем необходимым (канцелярия, вода, кофе, организация обеда), взаимодействие с АХО, IT-отделом;
• Контроль поручений: напоминание руководителям отделов о сроках выполнения поручений ГД, сбор отчетов.

Управление временем и графиком:

• Полный контроль над календарем: планирование, корректировка, оптимизация графика;
• Приоритизация: определение важности и срочности встреч, умение сказать "нет" или предложить альтернативу;
• Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор времени, бронирование переговорных;
• Буферизация: защита ГД от нежелательных посетителей и звонков, фильтрация входящих запросов;
• Напоминания: о предстоящих встречах, дедлайнах, личных делах;
• Логистика: построение оптимального маршрута с учетом графика и пробок.

Личный функционал и конфиденциальность:

• Решение личных задач: организация семейных мероприятий, бронирование столиков в ресторанах, заказ подарков, оплата личных счетов;
• Полная конфиденциальность: доступ к личной и коммерческой тайне, умение хранить секреты.

Коммуникации и корреспонденция:

• Обработка входящей почты: фильтрация, сортировка, ответы на шаблонные и рутинные запросы, подготовка черновиков для ответов ГД;
• Подготовка исходящей корреспонденции: написание писем, служебных записок, приказов под диктовку или по собственной инициативе;
• Ответы на телефонные звонки: профессиональное и вежливое общение, решение вопросов без подключения ГД;
• Организация видео- и конференцсвязи: техническая подготовка и обеспечение.

Подготовка и работа с документами:

• Создание и оформление документов: презентации, доклады, отчеты, справки, коммерческие предложения, протоколы совещаний;
• Ведение делопроизводства: регистрация входящих/исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины (кто и в какой срок должен предоставить документ или ответ);
• Подготовка к встречам, анализ и систематизация информации: сбор необходимых материалов, составление повестки дня;
• Проверка документов на ошибки и соответствие формату.

Проактивная и стратегическая роль:

• Антиципация: предугадывание потребностей и желаний ГД. ("Я уже подготовил этот отчет, потому что видел, что он понадобится к совещанию в четверг");
• Инициатива: предложение по оптимизации процессов, внедрение новых инструментов (например, новых программ для управления задачами).
• Работа в связке со вторым Помощником ГД. В период отпуска основного помощника сопровождение ГД на Терминал (близ д. Вистино, ЛО)

Требования:

• Высшее образование;

• Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.);

• Английский – В2 и выше;

• Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда;

• Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности;

• Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) 1-2 раза в неделю;

• Готовность к рутинным административно-хозяйственным задачам, в том числе накрыть на стол, убрать, помыть посуду (есть посудомойка);

• Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность;

• Безупречные коммуникативные навыки;

• Высокий эмоциональный интеллект (EQ);

• Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям;

• Умение работать в условиях неопределенности.

Условия:

• Работа в крупном развивающемся холдинге;

• Оформление в штат компании по ТК РФ;

• Белая заработная плата;

• ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока;

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день;

• Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).

Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.

В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате.

Будем рады продуктивному сотрудничеству!