Офис-менеджер с функциями бизнес-ассистента (со знанием английского языка)

Приглашаем в команду профессионалов — лидеров рынка инновационной интралогистической автоматизации. Ищем организованного и проактивного специалиста для поддержки офиса и помощи топ-менеджменту.

Задачи:

офис-менеджмент (30% времени):

· Прием и распределение входящих звонков и писем;

· Поддержание порядка в офисе и на кухне, контроль наличия продуктов и воды;

· Встреча посетителей, организация чая/кофе;

· Мониторинг состояния оргтехники, своевременный заказ картриджей и бумаги;

· Работа с корреспонденцией (Почта России), курьерскими службами и КСЕ;

· Заказ пропусков для сотрудников и гостей;

· Заказ сим-карт (Билайн).

Тревел-саппорт (30% времени):

· Полное сопровождение командировок: бронирование билетов, отелей, трансферов (Демлинк, Аэрофлот, Яндекс командировки).

Функции бизнес-ассистента (40% времени):

· Мониторинг затрат по итогу месяца: детализация расходов (Яндекс, ППР, КСЕ);

· Поддержка маркетинга/HR в организации мероприятий;

· Выполнение бизнес-задач от Генерального директора;

· Подготовка документов и материалов к совещаниям/переговорам (презентации, отчеты, NDA), сбор согласований;

· Организация деловой переписки: письма, сбор согласований по договорам, подготовка документов (презентации, отчеты, протоколы встреч, NDA;

· Поддержка в переговорах и координация задач топ-менеджмента по итогу совещаний: подготовка материалов, логистика встреч, трекинг дедлайнов, напоминаний в Bitrix24 календаре, сбор информации по поручениям, по проектам;

· Поддержка Генерального директора в организации поездок, в том числе визовая поддержка, организация трансфера.

С кем взаимодействие в текущих задачах:

КСЕ, Почта РФ, КОМУС, Вода, Яндекс Такси, Яндекс Командировки, ППР-топливные карты, Демлинк, УК БЦ Калейдоскоп, Билайн, Вкусвилл – преимущественно в ЛК поставщиков

Английский нужен в работе (в штате иностранцы)

Что предлагаем:

• Оформление по ТК РФ по трудовому договору, белая зарплата;
• Место работы м. Сходненская (БЦ «Калейдоскоп»), 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Работа в международной команде с экспертами рынка;
• Индексация, годовая премия, обучение английскому с носителем;
• После испытательного срока — гибрид, ДМС, компенсация фитнеса и парковки.

Добро пожаловать в команду!