Делопроизводитель

О компании

Мы — специализированная организация, отвечающая за санитарную очистку и благоустройство города. В наши задачи входят: вывоз и утилизация твёрдых коммунальных отходов, уборка улиц, содержание контейнерных площадок, озеленение и поддержание чистоты общественных пространств. Мы стремимся сделать город комфортным и экологически безопасным для жителей.

Описание должности

Ищем ответственного делопроизводителя для организации и ведения документооборота. Вы будете обеспечивать своевременное и корректное оформление, регистрацию, учёт и хранение документов, а также поддерживать эффективную систему делопроизводства.

Обязанности:

• приём и первичная обработка входящей корреспонденции (в т. ч. от муниципальных органов, подрядчиков, контролирующих инстанций);
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в системе учёта (договоров на вывоз ТКО, актов выполненных работ, заявок на уборку территорий и т. д.);
• формирование и ведение электронных и бумажных архивов по договорам, актам, отчётности по обращению с отходами;
• контроль сроков исполнения документов и информирование ответственных лиц (в т. ч. по контрактам с муниципалитетом);
• подготовка документов к передаче в архив (комплектование, оформление, составление описей);
• ведение журналов учёта: заявок на вывоз мусора, жалоб жителей, результатов проверок территорий;
• обеспечение конфиденциальности и сохранности документации, содержащей персональные данные и коммерческую информацию;
• взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, а также с представителями подрядных организаций;
• поддержка актуальности номенклатуры дел с учётом специфики отрасли (нормативные акты по обращению с отходами, санитарные правила);
• работа с системами электронного документооборота (СЭД) и специализированными программами учёта услуг по санитарной очистке;
• подготовка и отправка исходящей корреспонденции (отчётов в контролирующие органы и т. п.);
• составление сопроводительных писем, запросов и претензий к подрядчикам;
• проверка правильности оформления документов перед подписанием (в т. ч. соответствие требованиям СанПиН, ФЗ № 89 «Об отходах производства и потребления»);
• оказание методической помощи сотрудникам по вопросам делопроизводства и заполнения отраслевых форм отчётности.

Требования:

• среднее профессиональное образование (начальное профессиональное или среднее общее образование + курсы по делопроизводству);
• знание основ делопроизводства и архивного дела;
• понимание актуальных ГОСТов и нормативных актов в области документооборота, а также базовых знаний в сфере обращения с отходами (ФЗ № 89, СанПиН и т. д.);
• опыт работы делопроизводителем/секретарём/архивариусом от 1 года (желательно, в коммунальной сфере или ЖКХ — преимущество);
• уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel), системы электронного документооборота (например, «1С:Документооборот», Directum, СБИС и т. д.), базовые навыки работы с ГИС‑системами учёта территорий (будет плюсом);
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность к деталям, аккуратность, ответственность;
• умение работать с большими объёмами информации
• организованность и пунктуальность.

Условия:

• стабильную заработную плату и своевременные выплаты;
• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные);
• комфортные условия труда в современном офисе;
• дружный коллектив и поддерживающую атмосферу