Офис-менеджер/помощник руководителя

О компании
ООО СК "АСД" — лидер рынка в области строительства и реконструкции светофорных объектов и АСУДД (автоматизированная система управления дорожным движением) в Москве.

Обязанности

• Организация работы офиса
• Обеспечение бесперебойной работы офисной инфраструктуры (канцелярия, техника, расходные материалы)
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками офисных услуг
• Контроль за состоянием офисных помещений и организация уборки
• Организация корпоративных мероприятий и встреч
• Документооборот: приём, регистрация, учёт и контроль движения входящей и исходящей документации
• Организация системы электронного документооборота в 1С Документооборот, МосЭдо
• Формирование номенклатуры дел и архивная работа
• Контроль за соблюдением сроков обработки документов и их исполнением
• Подготовка и согласование документов (приказы, распоряжения, договоры)
• Ведение реестров документов и формирование отчётности по документообороту
• Административные задачи: работа с заявками сотрудников по хозяйственным вопросам
• Организация делопроизводства и ведение кадрового документооборота
• Контроль за соблюдением корпоративных стандартов оформления документов
• Подготовка документов для проверяющих органов
• Контроль курьерской службы
• Работа с системами: ведение документооборота в 1С Документооборот и Битрикс24
• Контроль корректности заполнения документов в системах
• Выявление проблем в процессах документооборота и предложение решений по оптимизации

Требования

• Высшее образование (желательно управленческое, экономическое или юридическое)
• Опыт работы офис-менеджером или администратором от 2-3 лет
• Опыт работы с документооборотом от 1 года
• Знание основ делопроизводства и ГОСТов по оформлению документов
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook)
• Внимательность к деталям, организованность
• Умение работать с большими объёмами документов
• Желателен опыт работы в строительных компаниях