Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация и контроль административно-хозяйственной деятельности офиса (заказ товаров и услуг: IP-телефонии, курьерской службы, такси, продуктов, канц товаров и т.д.). Два юридических лица.
• Организация заключения договоров с поставщиками товаров и услуг.
• Прием и распределение входящих телефонных звонков внутри офиса.
• Сопровождение проектов: составление резолюций, информационных писем на английском языке, работа с коммерческими предложениями.
• Письменный перевод текстов, пресс-релизов и рекламных материалов для публикации в российских фарм-изданиях по просьбе руководителя, иной документации.
• Составление информационных писем и объявлений, подготовка презентаций.
• Организация деловых поездок и командировок: заказ и оформление билетов, бронирование гостиниц, трансфера для генерального директора и сотрудников офиса, иностранных гостей.
• Оформление виз, приглашений для иностранных гостей.
• Документальное оформление командировок и деловых встреч, ведение отчетности по представительским расходам, составление служебных записок, путевых листов для сотрудников;
• Организация приема посетителей (чай, кофе);
• Организация и участие в выставках, конференциях, корпоративных мероприятий
• Сбор первичной документации от поставщиков, переписка с поставщиками и покупателями , запросы документов.
• Решение административных задач и выполнение поручений генерального директора, главного бухгалтера

Требования:

• Высшее образование
• Опыт офисной / координационной, представительской работы от 2 лет;
• Свободное владение английским языком (приветствуется знание итальянского языка);
• Хорошие коммуникативные навыки, активный, инициативный (в рамках должности и задач), вежливый, тактичный, стрессоустойчивый
• Исполнительный, готовый к переработкам
• Опытный пользователь ПК

Условия:

• Уютный офис в центре Москвы в иностранной компании
• ДМС после испытательного срока
• Компенсация проезда сотрудниками
• Дружный коллектив
• Оформление с первого рабочего дня
• Полностью белая заработная плата
• Соблюдения всех норм законодательства
• Чай, кофе, закуски в офисе