Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Учреждения;
• Полное сопровождение деятельности руководителя Учреждения
• Составление графика и расписания рабочего дня руководителя Учреждения;
• Принятие и обработка корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя Учреждения, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, работа в СЭД ДЕЛО;
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;
• Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя Учреждения;
• Подготовка документов, материалов и информации, необходимых для работы руководителя Учреждения;
• Рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю Учреждения на подпись;
• Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю Учреждения на подпись;
• Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, организация проведение телефонных переговоров руководителя Учреждения, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;
• Выполнение поручений руководителя Учреждения;
• Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Обеспечение рабочего места руководителя Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• Организация приема посетителей (предоставление чая, кофе), содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдача в архив;
• Ведение учета заявок на транспортное обеспечение сотрудников, а также заявки на перелет и проживание для сотрудников Учреждения;
• Оформление служебных записок и приказов на командировки сотрудников Учреждения;
• Осуществление подготовки материалов к совещаниям
• Коммуникация с водителями Учреждения;

Требования:

• Высшее образование (дополнительное профессиональное образование как преимущество);
• Опыт работы с документооборотом в системе «ДЕЛО» (как преимущество);
• Проактивная позиция;
• Доброжелательность и отзывчивость;
• Готовность к динамичной работе;
• Знание пакета программ MS Office (Word, Excel, Power Point, Яндекс360);
• Знание английского языка (А2-В1) (как преимущество);
• Опыт работы на аналогичной должности;
• Опыт работы от 3 лет

Условия:

• График работы: 5/2, с 09.00 до 18.00 (суббота, воскресенье - выходные дни, возможен ненормированный рабочий день)
• Оформление согласно ТК РФ, все гарантии, предусмотренные действующим законодательством;
• Полный рабочий день на территории работодателя;
• Возможность работы в профессиональной и динамично развивающейся дружной команде;
• Поддержка в реализации идей и поощрение инициативности;
• Конкурентоспособная зарплата и премии по результатам работы;
• Комфортное рабочее место в центре Москвы (5 минут от м. Краснопресненская);
• Испытательный срок 3 месяца