Офис-менеджер

Кто мы?

«М2 Дизайн» — динамично развивающаяся компания с 2014 года, входящая в крупнейший девелоперский холдинг Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Мы предлагаем уникальное капсульное решение по отделке и меблировке квартир: клиент выбирает стиль — мы обеспечиваем готовый продукт с гарантией качества и сроков реализации.

Обязанности:

Административная поддержка:

• Выполнение административных и вспомогательных задач

• Ведение документооборота (прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции).

• Подготовка отчетов, презентаций, протоколов совещаний и других документов по запросу генерального директора.

• Работа в ЭДО, 1С (согласование документов, заведение заявок на оплату);

• Организация хранения документации в соответствии с установленными стандартами.

Координация работы офиса:

• Координация взаимодействия между генеральным директором и другими подразделениями компании
• Организация встреч, совещаний и мероприятий (в том числе с клиентами и подрядчиками).
• Ведение календаря встреч и контроль за выполнением задач
• Взаимодействие с поставщиками услуг (уборка, охрана, техническое обслуживание).
• Поддержание связи с клиентами по вопросам текущих проектов.

Поддержка сотрудников:

• Обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами для выполнения их задач.
• Помощь в решении текущих вопросов и проблем.
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Участие в проектной деятельности:

• Сбор информации о текущих проектах по отделке квартир.
• Ведение базы данных клиентов и проектов.
• Помощь в подготовке коммерческих предложений для клиентов.

Организация рабочего пространства:

• Обеспечение порядка и чистоты в офисе (координация работы уборщика).
• Закупка канцелярских товаров, расходных материалов и других необходимых ресурсов для работы офиса.
• Организация работы офисной техники: Обеспечение исправности оргтехники (принтеры, сканеры, копировальные аппараты), организация технического обслуживания и ремонта, закупка расходных материалов.

Требования:

• Релевантный опыт работы на данной позиции от 2 лет.
• Уверенный пользователь ПК и офисной техники.
• Опытный пользователь MS Excel, MS Word, Outlook, 1С, ЭДО.
• Ответственность, внимательность, инициативность, коммуникабельность, доброжелательность, пунктуальность, готовность работать в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня по ТК РФ с полным социальным пакетом и гарантиями.
• Конкурентная и стабильная заработная плата (выплаты 2 раза в месяц).
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00, пятница сокращенная.
• Социальный пакет с дополнительными льготами, включая материальную помощь в сложных жизненных ситуациях и корпоративное медицинское страхование (ДМС).
• Современный комфортный офис в центре в 2 минутах от метро (3 ветки) с оборудованной зоной отдыха, без строгого дресс-кода.
• Прозрачная культура с открытым диалогом, регулярными встречами и возможностью предложить идеи и получить обратную связь.