Секретарь руководителя

Обязанности:

• Планирование рабочего дня руководителя: ведение календаря, разработка и согласование графика, организация совещаний, переговоров, встреч, звонков руководителя, напоминание о встречах;
• Подготовка и организация очных и дистанционных встреч, а также встреч, проводимых в системах конференц-связи;
• Подготовка проектов писем, запросов, презентаций, документов, материалов, аналитических справок;
• Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров, доведение поручений до исполнителей, контроль исполнения;
• Организация и ведение документооборота, в том числе в системе МосЭДО; прием, обработка и распределение входящих, исходящих и внутренних документов;
• Организация текущего хранения документов, обработки дел для последующего хранения;
• Прием и обработка телефонных звонков;
• Методическое руководство делопроизводством в организации, контроль правильного формирования, хранения и сдачи дел в архив;
• Организация бесперебойной работы текущей деятельности офиса в части качества связи, доставки документов и посылок, наличия офисных принадлежностей и материалов и тд.
• Встреча посетителей и организация приема гостей.
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
• Выполнение поручений директора

Требования:

• Высшее образование - бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
• или
• Среднее профессиональное образование или Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
• Опыт практической работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
• Умение пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Умение применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• Владение правилами речевого этикета, этикой делового общения;
• Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач, четко и быстро выполнять поручения

Условия:

• Официальное оформление, социальные гарантии по ТК
• Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).
• Рабочее время с понедельника по четверг с 09:00 до 18:00, в пятницу с 09:00 до 16:45, перерыв для отдыха и питания - с 13:00 до 13:45, в рабочее время не включается.
• Доплата за работу в системе труда и социальной защиты населения города Москвы.
• Знание электронного документооборота МосЭДО.

• Уверенный пользователь MS Office: Excel, Word, Power Point, MS Outlook

• Способность работать в многозадачном режиме, в режиме сжатых сроков;
• Личные качества — ответственность, внимание к деталям, пунктуальность, исполнительность, ответственность, инициативность, стрессоустойчивость, дипломатичность. Высокий уровень организованности!
• Презентабельный внешний вид.
• Дружный коллектив профессионалов своего дела.
• Заработная плата устанавливается по результатам собеседования.