Секретарь / Помощник директора

Наша компания 30 лет занимается эксклюзивными поставками медицинского оборудования и расходных материалов зарубежных и отечественных производителей. Среди наших клиентов ведущие медицинские и научные учреждения по всей России. Поставляя качественную медицинскую технику от Калининграда до Сахалина, проводя полноценное техническое обслуживание и обучение врачей, мы помогаем лечить людей!

Обязанности:

• Аналитическая и научно-исследовательская работа с целью сбора, оценки и анализа информации. Подготовка аналитических, информационных, справочных и других материалов необходимых руководителю;
• Разработка документов: инструкций, приказов, регламентов, шаблонов, бланков и т.д. Редактирование деловых писем, заявлений, договоров, распоряжений. Оформление служебных записок;
• Проверка и анализ документов, представляемых сотрудниками на рассмотрение, утверждение директору;
• Контроль поручений (указаний и распоряжений) директора. Сбор информации о ходе исполнения и контроль соблюдения сроков исполнения поручений;
• Работа с финансами, таблицами, документами, бухгалтерией, оплатами;
• Регистрация входящей/исходящей документации. Ведение журналов регистрации. Хранение документов;
• Ведение деловой переписки, работа с электронной почтой (фильтрация входящих писем, рассылка информационных писем сотрудникам), ведение внутреннего ЭДО;
• Подготовка проектов писем, запросов и др. документов, касающихся ГК ИнфоМед в целом;
• Ведение архива всех сопроводительных писем и документации по сделкам, после передачи документов в бухгалтерию;
• Прием звонков и перенаправление их на сотрудников;
• Организация поездок, командировок сотрудников;
• Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов и т.д.);
• Оформление пропусков на вход в офисное помещение и встреча посетителей; на въезд/выезд машин с территории арендодателя, отслеживание оплаты стоянки автомобиля руководителя;
• Работа с системой контроля и управления доступом. Оформление табельного учета в конце каждого месяца;
• Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором.

Требования:

• Высшее образование (биотехническое, инженерное будет преимуществом);
• Опыт работы от 1 года;
• Отличное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1 С- УТ
• Знание основ документооборота и делопроизводства;
• Знание делового этикета, грамотная письменная и устная речь;
• Умение решать задачи в условиях многозадачности, оперативно выполнять поручения директора;
• Организованность, внимательность к деталям, хорошая память, пунктуальность, доброжелательность.

Условия:

• Официальное оформление в соответствии с ТК;
• График 5/2, гибкое начало рабочего дня;
• Официальную, стабильную заработную плату с ежегодной индексацией и квартальными премиями по итогам работы;
• Работа в коллективе профессионалов, увлеченных своим делом;
• Возможность обучения и профессионального развития.