Помощник руководителя

Обязанности:

• Выполнение личных и рабочих поручений директора;
• Организация рабочего процесса: формирование графиков встреч и совещаний, приема сотрудников организации, разработка первичных документов, контроль выполнения текущих поручений;
• Административные функции: документооборот, подготовка к рассмотрению руководителем внутренней и внешней корреспонденции;
• Информационная поддержка: подготовка презентаций, отчетов и других информационных материалов;
• Координация: взаимодействие с подразделениями компании и персоналом, распределение входящих звонков;
• Составление табеля учёта рабочего времени сотрудников департамента;
• Учет местных выездов сотрудников;
• Учет служебных командировок (СК) сотрудников подразделения;
• Оформление СК (подготовка служебных записок (СЗ), заказ билетов, отелей).
• Составление и подписание документов по СК (авансовый отчёт, служебное задание).
• Сбор отчётных документов по СК (чеки, посадочные талоны, иные документы).
• Передача всех документов по СК в бухгалтерию для проверки;
• Согласование по электронной почте платёжных ведомостей и счетов за оформление билетов и отелей через агентство;
• Организация собеседований с КНР, оформление СЗ на пропуск.
• Запрос и сбор документов КНР для дальнейшего направления на проверку.
• Учет и хранение БГ (учет), согласование задачи в 1С;
• Оформление СЗ на выдачу канцелярских принадлежностей, оформление закупки продукции на представительские расходы, взаимодействие с сотрудниками АХО по снабжению подразделения.
• Оформление документов на возмещение представительских расходов;
• Направление корреспонденции (почтовые отправления);
• Направления анкет КА на проверку, контроль за получением заключений;
• Оформление бюджета подразделения (1 раз в квартал).

Требования:

• Умение расставлять приоритеты и управлять временем;
• Способность координировать несколько дел одновременно;
• Умение грамотно общаться как устно, так и письменно;
• Точность и аккуратность в выполнении задач, а также способность замечать и исправлять ошибки;
• Умение работать и сохранять спокойствие в условиях многозадачности и давления;
• Соблюдение дедлайнов и умение работать без контроля со стороны;
• Знание офисных программ и способность быстро осваивать новые инструменты и технологии;
• Умение хранить секреты, соблюдать этические нормы и работать с закрытой информацией;
• Готовность адаптироваться к изменениям и быстро переключаться;
• Умение действовать на опережение и предлагать решения до возникновения проблемы.

Условия:

• Официальное трудоустройство и стабильная заработная плата
• График работы 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00
• Работа в крупном российском холдинге с известными брендами
• Дружная команда профессионалов и атмосфера поддержки.