Требуется ответственный личный помощник для ведения личных и административных задач, контроля финансов и организации работы.
Задачи:
1. Управление расписанием и коммуникации:
-
Полный контроль и управление календарем руководителя: планирование встреч, деловых звонков и мероприятий, расстановка приоритетов. Напоминание о важных событиях и дедлайнах, обеспечение «буферизации» времени между событиями для концентрации и отдыха.
-
Фильтрация и обработка входящей информации (письма, сообщения, звонки), выделение срочного и важного.
-
Организация и сопровождение внутренних и внешних встреч, совещаний, переговоров, подготовка необходимых материалов (презентации, отчеты, аналитика). Ведение деловой переписки, ответы на запросы.
2. Документооборот и делопроизводство:
-
Подготовка, оформление и контроль входящей и исходящей документации, контроль своевременного подписания документов. Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение правил работы с документами ограниченного доступа.
3. Финансовые задачи и декларации:
-
Ведение финансов: бюджетирование, учет доходов и расходов, контроль счетов. Мониторинг и контроль оплат счетов. Участие в подготовке финансовых планов, бюджетов и прогнозов.
4. Личные задачи: Выполнение личных поручений.
5. Travel-поддержка и логистика:
-
Полное сопровождение поездок: бронирование билетов, отелей, трансферов, организация визовой поддержки. Составление детальных маршрутов поездок, организация встреч в других городах и странах, организация встреч в аэропорту.
7. Контроль поручений и аналитика:
-
Осуществление контроля исполнения поручений. Поиск, анализ и структурирование информации по запросу, подготовка аналитических справок.
-
Подготовка структурированной обратной связи руководителю с предложениями по оптимизации процессов.
Требования к кандидату:
-
Высшее образование (завершенное).
-
Опыт работы личным ассистентом от 2 лет (подробно опишите этот опыт в своем резюме). Будут необходимы рекомендации - готовность их предоставить.
-
Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Docs/Sheets, мессенджеры).
-
Базовые знания в области личных финансов и налоговой отчётности \ финансовая грамотность.
-
Высокая организованность, стрессоустойчивость, умение работать с конфиденциальной информацией.
-
Навыки приоритизации задач и проактивного мышления.
-
Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.
Условия работы:
-
Полная занятость, не удалённый формат работы. Строго офис. Необходимо быть постоянно на связи.
-
Официальное оформление.
-
Полное доверие и прямой доступ к задачам руководителя. Перспективы развития.
Как откликнуться:
Откликнитесь на вакансию с кратким сопроводительным письмом.
