Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Функциональное подчинение генеральному директору;
• Оперативное планирование рабочего графика генерального директора;
• Курирование деятельности первого заместителя генерального директора и заместителя генерального директора по экономике и финансам;
• Обеспечение приема, регистрации, учета и контроля документов, поступающих на рассмотрение и подписание генеральному директору и его заместителям;
• Контроль качества подготовки, правильности оформления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителям;
• Прием, регистрация и передача информации и срочных поручений, запись принятых сообщений и доведение их до сведения руководителей;
• Организация деловых поездок генерального директора (включая travel-поддержку);
• Координация действий с персональным водителем;
• Ведение календаря руководителей (в основном генерального директора);
• Организация приема посетителей, обеспечение порядка в переговорных и приемной;
• Заказ печатей общества, ведение их учета, контроль за их использованием;
• Ведение базы контактов руководителей;
• Выполнение отдельных служебных поручений генерального директора, при необходимости его замов;
• Ведение протоколов совещаний, согласование с заинтересованными структурными подразделениями и предоставление на подписание генеральному директору;
• Ведение деловой переписки;
• Соблюдение правил конфиденциальности при работе с личной информацией;
• Прием и перевод телефонных звонков, запись и передача сообщений в отсутствие генерального директора;
• Осуществление оперативной связи с внешними организациями по вопросам текущей деятельности Общества (при необходимости).

Требования:

• Опыт работы референтом/помощником первого лица компании или заместителя первого лица (руководителя департамента), предпочтительно в крупных компаниях или в государственных структурах/организациях, приближенных к ним;
• Опыт работы с большими объемами документов, в режиме многозадачности;
• Отличные навыки устной и письменной деловой коммуникации, грамотность;
• Опыт ведения деловой переписки;
• Опыт организации деловых поездок (travel-поддержка: заказ билетов, бронирование гостиниц);
• Опыт ведения календаря встреч;
• ПК на уровне опытного пользователя (1С:Документооборот желательно, outlook календарь и т.д. обязательно).

Условия:

• Работа в крупной федеральной компании
• Оформление в соответствии с ТК РФ
• График 5/2 с 09:00 до 18:00
• Корпоративные скидки
• Корпоративные и спортивные мероприятия