Ассистент руководителя / Front-office координатор

координатор

Мы развиваем инжиниринговую компанию в сфере промышленной энергетики: поставка, проектирование и реализация решений на базе дизельных и газопоршневых электростанций для промышленных предприятий, ЦОДов, строительных и инфраструктурных объектов.

Сейчас мы усиливаем управленческий контур и ищем ассистента руководителя — человека, который станет операционной точкой сборки между руководителем, клиентами, подрядчиками и внутренними службами компании.

Это не классическая “секретарская” позиция. Роль предполагает включенность в реальные бизнес-процессы, работу с договорами, фиксацию лидов и сделок в BPM, сопровождение клиентских коммуникаций и участие во встречах с Заказчиками.

Ключевая задача роли

Обеспечить четкую, системную и своевременную поддержку руководителя и компании в ежедневной операционной работе: от входящей корреспонденции и звонков до сопровождения договоров, клиентских встреч и фиксации коммерческих процессов в BPM.

Чем предстоит заниматься

1. Front-office компании

Вы будете первой точкой контакта для входящих обращений:

• прием и фиксация входящих звонков, писем, запросов и корреспонденции;
• распределение обращений по ответственным сотрудникам;
• контроль, чтобы ни один запрос от клиента, партнера или подрядчика не был потерян;
• первичная систематизация информации по входящим обращениям.

2. Делопроизводство и договорная работа

Ваша зона ответственности — порядок в документах и контроль движения договоров:

• подготовка, сбор и систематизация договорных документов;
• запуск и сопровождение согласования договоров внутри компании;
• взаимодействие с юридической, финансовой, технической и коммерческой службами;
• контроль статуса согласования, подписания и хранения документов;
• ведение реестров договоров, писем и иной деловой документации.

3. Работа в BPM-системе

Вы будете помогать фиксировать и поддерживать актуальность данных в системе бизнес-процессов компании:

• внесение входящих лидов в BPM;
• фиксация этапов реализации проектов и сделок;
• актуализация карточек клиентов, проектов и реализаций;
• контроль корректности заполнения данных;
• помощь руководителю в поддержании прозрачной картины по текущим процессам.

4. Сопровождение руководителя на встречах с Заказчиками

Важная часть роли — участие в деловых встречах:

• подготовка материалов к встречам;
• участие во встречах с Заказчиками вместе с руководителем;
• фиксация договоренностей, задач и следующих шагов;
• подготовка кратких протоколов встреч;
• контроль исполнения последующих поручений.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который умеет держать фокус, быстро включаться в задачи и создавать управленческий порядок вокруг руководителя.

Будет преимуществом, если вы:

• внимательны к деталям и умеете структурировать информацию;
• грамотно пишете и говорите на русском языке;
• уверенно работаете с почтой, документами, таблицами и CRM/BPM-системами;
• понимаете базовую логику договорной работы;
• умеете корректно общаться с клиентами, подрядчиками и внутренними службами;
• не боитесь технической тематики и готовы разбираться в промышленной энергетике;
• умеете фиксировать задачи и доводить их до результата.

Что важно для успеха в этой роли

На этой позиции критичны не формальные отчеты, а операционная надежность. Нам нужен человек, на которого можно опереться в ежедневной работе.

Ключевые качества:

• системность;
• аккуратность;
• исполнительность;
• деловая коммуникация;
• конфиденциальность;
• высокая скорость реакции;
• умение работать в режиме многозадачности;
• готовность сопровождать руководителя на внешних встречах.

Что вы получите

• работу рядом с руководителем компании и прямое погружение в управление бизнесом;
• опыт в сфере промышленной энергетики, инжиниринга и проектных продаж;
• участие в реальных переговорах с промышленными Заказчиками;
• возможность профессионального роста в сторону офис-менеджера, координатора проектов, специалиста по договорной работе или руководителя административного направления;
• понятные задачи, прямую коммуникацию и возможность влиять на порядок в ключевых бизнес-процессах компании.

Коротко о роли

Эта позиция для человека, который хочет быть не “помощником на подхвате”, а полноценным координатором управленческого контура: видеть входящие задачи, фиксировать договоренности, держать документы под контролем и помогать руководителю двигать коммерческие процессы вперед.

Если вы умеете наводить порядок в информации, документах и коммуникациях — эта роль даст вам сильную точку входа в промышленный B2B-бизнес.