Руководитель направления по бизнес-сопровождению и административной поддержке

Обязанности:

• Управление деловым протоколом
• Участие в организации крупных совещаний подразделения с участием первых лиц ПАО «Газпром нефть», ПАО «Газпром».
• От лица компании взаимодействовать с подрядчиками и контрагентами, представителями ПАО «Газпром», органами государственной власти, (принимающей стороной, представителями делегации) с целью организации совещаний/выездных мероприятий/приема делегаций
• Обеспечивать подготовку материалов и вопросов повестки, ведение протоколов встреч начальника департамента, коллегиальных органов и пр.
• Проводить анализ принятых на встречах решений, формировать поручения по результатам, определять исполнителей, направлять поручения, обеспечивать контроль результатов и своевременность их исполнения
• Оформление расходов представительских мероприятий и подготовка отчетности (КЦ)
• Подготовка проектов командировочных документов (приказ о командировании, заявление на работу в выходные дни, заявление на присоединение дней отпуска, заявление о присоединении выходных дней) о направлении НД в служебную командировку.
• Управление организационно-распорядительной документацией
• Обеспечение контроля исполнения документов (поручений);
• Координация работы подразделений ДЦТ с целью обеспечения своевременной и качественной подготовки материалов по запросам руководителя, Председателя Правления, ЗПП, ПАО «Газпром», органов государственной власти;
• Обеспечение коммуникации ДЦТ с подразделениями других Блоков в вопросах подготовки материалов по запросам руководителя, ПП, ЗПП и органов государственной власти;
• Оказание методологической помощи работникам подразделения по вопросам разработки и согласования проектов, РД, СЗ, доверенностей, работы с входящими документами и другим вопросам документационного обеспечения;
• Самостоятельное рассмотрение, определение срочности и приоритетности поступающих документов и корреспонденции, делегирование корреспонденции в соответствии с распределением полномочий, передача документов на рассмотрение руководителю;
• Самостоятельно проводить анализ поступающих входящих документов, определять срочность и приоритетность, формировать и направлять поручения ответственным лицам, обеспечивать контроль и своевременность исполнения, передавать результаты на рассмотрение руководителю;
• Контролировать исполнение поручений НД и поручений от ПП, ЗПП, включая создание поручений от имени руководителя, мониторинг состояния исполнительской дисциплины, доклад руководителю о состоянии исполнительской дисциплины.
• Подготовка сводного отчета для доклада НД на Оперативном совещании Председателя Правления
• Прием, регистрация, рассмотрение и передача на исполнение входящих документов
• Подготовка, согласование, подписание, регистрация и отправка исходящих документов
• Оперативное и архивное хранение, использование и уничтожение документов Организации
• Организация работы коллегиальных органов. Разработка, согласование, подписание, регистрация и хранение протоколов
• Подготовка, утверждение, регистрация, выдача, хранение и отмена доверенностей
• Организация переводов с иностранных языков/на иностранные языки
• Управление внешними и внутрикорпоративными коммуникациями
• Подготовка, консолидация информационных материалов для НД к пресс-конференциям, брифингам, интервью, пресс-турам и прочим мероприятиям внутренних СМИ.
• Анализировать, проверять, согласовывать позицию НД для внутренних (порталы, газета, периодические издания) и внешних СМИ.
• Управление человеческими ресурсами
• Разрабатывать и направлять рекомендации руководителям подразделений и начальнику департамента в части исполнительской дисциплины сотрудников департамента для принятия решений по квартальному премированию и годовой оценке деятельности.
• Организовывать работу секретариата подразделения, обеспечивать повышение эффективности его деятельности
• Участвовать в процессе принятия решений в отношении сотрудников административной поддержки подразделения.

Требования:

• Высшее образование
• Наличие опыта в административной функции от 3 лет в качестве руководителя секретариата/отдела документооборота
• Работа с большими и разноплановыми объемами информации, грамотная, вежливая речь, знание делового этикета, знание основ делопроизводства, нание методов постановки задач (н-р SMART), базовые навыки проектного управления
• Английский язык - на разговорном уровне.

Условия:

• Офис по адресу: Дегтярный пер. 11Б, БЦ "Невская Ратуша"
• Работа в стабильной, динамично развивающейся Компании
• Перспектива профессионального и карьерного роста
• Официальное оформление по ТК РФ
• Премии по результатам работы
• Уровень дохода обсуждается
• Социальный пакет (ДМС, санаторно-курортные программы и т.д.).