Менеджер по операционно-документационному сопровождению

Эта должность подойдет внимательному и организованному специалисту, которому интересна работа с документами, заказами, 1С, CRM, ЭДО и внутренними операционными процессами компании

Обязанности

• Сопровождать операционно-документационные процессы Общества
• Взаимодействовать с различными подразделениями компании
• Размещать заказы, связанные с деятельностью Общества, включая создание заказов поставщикам по продукции Джие, и обеспечивать их корректное оформление в 1С и иных учетных системах Общества
• Проверять полноту и корректность данных, необходимых для оформления и дальнейшего сопровождения заказов
• Оказывать содействие менеджерам отдела продаж и иным сотрудникам Общества при решении операционных вопросов, связанных с недоплатами, отсутствием заказа, некорректными или неполными данными, а также иными аналогичными ситуациями
• Проверять проекты договоров, спецификаций, дополнительных соглашений и иных документов на предмет корректности реквизитов, условий, приложений и соответствия установленному порядку оформления
• Направлять исходящие документы через систему электронного документооборота, отслеживать подписание документов в ЭДО и передавать менеджерам отдела продаж документы, подписанные обеими сторонами, за исключением документов реализации, обрабатываемых в ином установленном порядке
• Согласовывать с менеджерами отдела продаж порядок подписания входящих документов, поступающих через ЭДО, и контролировать их дальнейшую обработку в пределах своей компетенции;
• Направлять входящие документы ответственным сотрудникам и подразделениям для проверки, обработки и внесения соответствующих сведений в 1С;
• Перенаправлять бухгалтерии запросы на подготовку актов сверки, а также взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам закрывающих, первичных и иных учетных документов в пределах своей компетенции;
• Осуществлять выгрузку счетов-фактур на аванс из 1С и передавать их заинтересованным сотрудникам, подразделениям или контрагентам в установленном Обществом порядке;
• Осуществлять подписание электронно-цифровой подписью заявок на тендерных площадках, выставлять альтернативные счета для участия в тендерах, а также выполнять иные действия на тендерных площадках в пределах предоставленных полномочий;
• Осуществлять списание запасных частей в 1С для целей сборки, ремонта и иных производственно-операционных нужд Общества в пределах установленного порядка;
• Готовить информацию, отчеты и пояснения по вопросам размещения заказов, документооборота, оформления документов в 1С, ЭДО, тендерных площадок, счетов-фактур на аванс, списания запасных частей и иных закрепленных операционно-документационных процессов;

Требования

• Опыт работы в операционном сопровождении, документообороте, административно-операционной поддержке, сопровождении заказов от 1 года
• Опыт работы с 1С и CRM
• Уверенное знание Excel
• Понимание порядка работы с договорами, спецификациями, дополнительными соглашениями, первичными и закрывающими документами
• Внимательность к деталям и организованность
• Умение работать с документацией и регламентами
• Умение работать с большим объемом информации и соблюдать сроки выполнения задач
• Коммуникабельность и умение взаимодействовать с разными подразделениями компании

Условия

• Полная занятость с официальным оформлением
• Работа в офисе
• Стабильная заработная плата
• Дружный коллектив и поддержка профессионального развития